commis principal, Approvisionnement

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La Direction de l’approvisionnement et de la localisation stratégiques des ressources est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la gestion des initiatives d’approvisionnement novatrices qui généreront de la valeur et des économies pour les directions générales municipales, les Services des bibliothèques et le Service de police d’Ottawa. La direction établit de solides pratiques d’approvisionnement stratégique pour un large éventail de projets complexes et de premier plan à l’échelle de la Ville, qui couvrent l’ensemble du cycle de vie de l’approvisionnement, y compris la recherche et les analyses de l’industrie, l’élaboration de la stratégie, la planification du projet, l’établissement du calendrier, l’affectation des ressources et les rapports à l’intention des cadres.

Le titulaire se charge de coordonner les étapes de production du Rapport sur la délégation des pouvoirs, de faire des recherches sur les procédures et de les mettre à jour, de tenir des bases de données statistiques, d’assister à l’ouverture quotidienne des soumissions publiques, de consigner et de vérifier les documents d’appel d’offres, de coordonner le processus de demande d’approbation des contrats, d’afficher les documents d’appel d’offres et de préparer les rapports d’approvisionnement destinés au Conseil municipal, comme l’exige le Règlement municipal sur les achats.  Il favorise l’établissement de communications et de relations efficaces avec d’autres organismes chargés de l’approvisionnement pour veiller à ce que des pratiques exemplaires permanentes soient reconnues et en place.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’études secondaires de l’Ontario (12e année) et diplôme décerné par un collège communautaire à la suite d’un programme d’études de 2 ans dans un domaine mettant l’accent sur l’administration des affaires, la comptabilité ou un domaine connexe.

Au moins 3 ans d’expérience, dont 1 an dans le domaine de l’approvisionnement public; cette expérience doit avoir été acquise en exécutant des fonctions liées directement à l’administration des contrats et en jouant un rôle important dans la réception des soumissions, l’ouverture des soumissions publiques et la vérification des soumissions.

CONNAISSANCES

• Organisation et structure de la Ville, du Service de police et d’OC Transpo;
• Connaissance du système des appels d’offres publiques et de la réglementation concernant l’administration des contrats, acquise dans le cadre d’une expérience pratique de la réception de soumissions et de la gestion des soumissions publiques;
• Terminologie, types de documents et traitement relatifs à l’approvisionnement;
• Systèmes d’approvisionnement informatisés et capacité de traiter les commandes en ligne;
• Compétences avancées concernant l’utilisation de Microsoft Excel;
• Word, Outlook, Windows, Adobe Pro 10.0, SAP, Merx, système OCA Windoc, version 5.0 du logiciel de vérification des soumissions PWMS, MS Access et d’autres logiciels relatifs à l’approvisionnement;
• Systèmes de publicité électronique et utilisation d’Internet;
• Système de gestion des documents de la Ville d’Ottawa;
• Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris des droits et obligations des travailleurs.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Faire preuve de discrétion et analyser des situations ayant trait aux politiques et lignes directrices existantes;
• Faire preuve de jugement, prendre des décisions de façon autonome sur une tribune publique et demander des avis, au besoin;
• Superviser le personnel existant lorsqu’il est nécessaire de remplacer le chef d’équipe, gérer la charge de travail et respecter les délais de production de rapports dans un environnement exigeant la prestation de services à la clientèle;
• Bonne connaissance de la politique et de la procédure en matière d’approvisionnement et confiance suffisante pour les mettre en application dans le cadre du travail;
• Utiliser un ordinateur personnel avec efficacité et exactitude, et être capable de taper 60 mots à la minute;
• Communiquer efficacement (de vive voix et par écrit) avec toutes les personnes-ressources internes et externes;
• Établir les priorités et travailler avec un minimum de supervision.
• Bien organisé, fiable, bonnes aptitudes en relations humaines;
• Capacité à communiquer ses idées;
• Faire preuve d’initiative, de souplesse et de jugement;
• Esprit d’équipe;
• Constance, fiabilité.