Coordonnateur des services du Conseil municipal

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La Direction des services de soutien au Conseil municipal (SSC) a pour mandat de fournir des services de soutien stratégique, commercial, technique et opérationnel aux membres du Conseil municipal et à leur personnel en assurant une communication avec les services de la Ville d’Ottawa, en adaptant et interprétant les politiques et procédures municipales aux besoins particuliers des représentants élus. 

Le titulaire est responsable de la coordination, de la planification, du suivi et de l’évaluation des fonctions opérationnelles pour les membres du Conseil municipal et leur personnel, tout en veillant au respect des politiques, des procédures et des lignes directrices pertinentes de la Ville et de la direction générale. Il établit et entretient de solides relations avec des partenaires internes et externes, travaillant en étroite collaboration avec les services des ressources humaines (RH), de l’administration de la paie, des régimes de retraite et des avantages sociaux (SAPRRAS) et des relations de travail (RT), afin d’obtenir des renseignements à l’appui des processus et des activités liés au recrutement, aux relations de travail, à la rémunération des employés, à la formation et au perfectionnement, aux congés prévus ou non par la loi, au programme de retour au travail, au bien-être des employés, à la santé et à la sécurité, et aux mesures d’adaptation des membres du Conseil municipal et de leur personnel.

Le titulaire assiste les membres du Conseil municipal en remplissant les demandes, les formulaires et les modèles nécessaires à la gestion des employés, tels que les transactions des employés, les changements de statut d’employé et la gestion des postes, tout en maintenant un haut degré de confidentialité, dans un environnement politique très sensible. En outre, il veille à l’excellence du service, à l’exactitude des données et à l’assurance de la qualité par l’examen des rapports.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme couronnant trois (3) années d’études collégiales ou universitaires en gestion des ressources humaines, en administration des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe

Au moins quatre (4) années d’expérience au sein d’une fonction administrative de soutien aux cadres supérieurs et aux dirigeants, dont au moins deux (2) en soutien en matière de ressources humaines

Posséder une attestation de dirigeant accrédité en ressources humaines (CHRP), ce qui constitue un atout.

CONNAISSANCES

• Connaissance générale des programmes et des services des ressources humaines, dont la gestion des talents, la gestion du rendement, la gestion des présences, les mesures d’adaptation, les relations de travail, la santé et la sécurité au travail, l’évaluation des postes, la rémunération, la conception organisationnelle, l’administration des salaires, la formation et le perfectionnement et les systèmes d’emploi
• Principes et pratiques de gestion du changement 
• Conseil municipal et administration municipale 
• Principes de gestion de projet
• Pratiques de gestion financière et processus budgétaires 
• Tendances et développements propres à l’industrie
• Concepts, théories, principes et méthodes propres à l’administration des affaires
• MS Office, SAP, Success Factors ou tout autre logiciel de gestion des ressources humaines
• Doit connaître les lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, de dangers réels ou potentiels pour la santé et la sécurité en milieu de travail, et mesures à prendre pour assurer la santé et la sécurité du personnel, conformément aux lois ainsi qu’aux politiques et aux procédures pertinentes de la Ville. 

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Être capable de travailler en collaboration et d’établir des rapports avec autrui
• Traitement d’information confidentielle et sensible
• Être efficace dans un milieu de travail multidisciplinaire en faisant preuve de professionnalisme, d’initiative et d’enthousiasme dans chaque mandat
• Posséder des compétences en matière de résolution de problèmes qui sont axées sur l’amélioration continue et l’amélioration de l’expérience du client
• Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite ainsi qu’à l’écoute
• Connaissance, à un niveau intermédiaire, de MS Office pour permettre de produire les documents, les tableurs, les rapports et les exposés
• Démontrer les valeurs fondamentales de la Ville : intégrité, transparence, impartialité, respect et responsabilisation au travail
• Faire preuve d’entregent et avoir la capacité d’interagir de façon coopérative, efficace et efficiente avec le personnel et le public, au besoin
• Être capable de travailler efficacement en équipe pour atteindre les objectifs de la Ville, de la Direction générale et de la Direction
• Faire preuve de tact, de diplomatie et de discrétion, et maintenir une confidentialité absolue
• Posséder un grand sens de l’organisation et la capacité d’établir des priorités et des horaires, de respecter les délais, de gérer de multiples projets, activités et demandes concurrents et d’obtenir des résultats dans un milieu de travail en constante évolution