Adjoint de conseiller (coordonnateur, Dossiers)

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’adjoint du conseiller, Dossiers, est chargé de gérer et d’assurer un large éventail de services et de processus pour les résidents, les élus et les opérations afin d’appuyer le conseiller dans la réalisation de son programme, notamment : les relations politiques internes et externes, la gestion de projets, les relations avec les médias et le rôle de porte parole ou de représentant du conseiller dans ses rapports avec les contribuables et les résidents.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS

Le titulaire du poste peut être appelé à exercer les fonctions suivantes :

• Recevoir les appels téléphoniques, les courriels et les lettres des résidents, du personnel de la Ville, des membres du Conseil municipal et d’autres représentants élus à tous les paliers de gouvernement et y donner suite. Des résidents et d’autres particuliers peuvent également se rendre au bureau du conseiller en personne pour déposer des demandes de renseignements.
  • Des employés peuvent élaborer et gérer des systèmes et des procédures pour donner suite aux dossiers des résidents.
  • Des particuliers peuvent se mettre en rapport avec le bureau du conseiller municipal sur les questions propres au quartier ou à la Ville en général. Ils peuvent aussi communiquer avec le bureau du conseiller municipal pour les questions se rapportant aux comités dont il est membre ou président. 
  • Les employés doivent s’entretenir avec les interlocuteurs pour comprendre clairement la nature de leurs appels, en faisant preuve de beaucoup de tact et de diplomatie.
  • Dans la mesure du possible, il faut résoudre immédiatement les problèmes ou les questions des résidents qui appellent au bureau, en donnant de l’information et des précisions sur les politiques et les programmes de la Ville ou sur les activités du Conseil municipal et de ses comités.
  • Se mettre en rapport avec le service municipal compétent pour obtenir les renseignements nécessaires et faire un suivi auprès des résidents afin de répondre à leurs demandes de renseignements. Ou encore, mettre les résidents en rapport avec le personnel du service compétent et faire un suivi pour s’assurer que les solutions apportées sont satisfaisantes.
  • Lorsqu’on ne peut pas résoudre un problème sans faire intervenir le conseiller, faire savoir au résident que le conseiller communiquera avec lui pour discuter plus amplement de la question. Puis, faire une recherche sur la demande de renseignements et réunir tous les renseignements pertinents pour présenter au conseiller un rapport général et faire un suivi auprès du conseiller après son entretien avec le résident pour savoir s’il y a d’autres mesures à prendre.
  • Résoudre les questions pour d’autres interlocuteurs, y compris des représentants élus et des employés, dans la mesure du possible, en leur donnant des renseignements et des précisions, en les invitant à communiquer avec les fonctionnaires compétents de la Ville ou en leur faisant savoir que le conseiller communiquera avec eux, puis donner au conseiller les renseignements et documents généraux pertinents. 
  • Se servir du logiciel de suivi pour tenir le relevé des interlocuteurs et présenter au conseiller des comptes rendus à intervalles réguliers sur le suivi des appels.
• Traiter la correspondance adressée au conseiller municipal en examinant à intervalles réguliers les courriels, les lettres et les autres éléments de correspondance des résidents et des tiers. Apporter rapidement des réponses pertinentes et en connaissance de cause sur les politiques et les programmes de la Ville ou sur l’ordre du jour des réunions du Conseil municipal et de ses comités. 
  • Au besoin, faire savoir aux résidents que leurs demandes de renseignements ont été acheminées au service municipal compétent pour suite à donner. Lorsqu’un problème est résolu, faire un suivi pour s’assurer que le résultat est satisfaisant.
  • Mener des travaux de recherche supplémentaires, le cas échéant, sur toute la correspondance, notamment en communiquant avec les dirigeants des services municipaux pour faire appel aux compétences voulues et extraire les renseignements généraux pertinents dans les dossiers du bureau. Rédiger des courriels, des lettres et des notes de service pour que le conseiller en prenne connaissance et les verser dans un dossier de suivi à son intention.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS CONTINUER

• Fournir au conseiller des services de soutien administratif général :
  • Organiser, élaborer et tenir des systèmes de classement et d’information; s’assurer que l’on peut facilement avoir accès à la documentation et à l’information.
  • Appliquer les procédures du travail de bureau permettant au conseiller d’examiner et de rédiger efficacement la correspondance.
  • Organiser et distribuer le courrier.
  • Photocopier, numériser et imprimer des documents.
  • Saisir des données. 
• Surveiller et coordonner les travaux effectués par les adjoints et les bénévoles pour les résidents à l’intention du conseiller.
  • Recommander au conseiller de faire appel à du personnel supplémentaire selon la charge de travail du bureau.
  • Établir les priorités, attribuer les tâches et donner une rétroaction aux employés et aux bénévoles.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’études postsecondaires

Diplôme d’études universitaires en administration des affaires, en administration publique, en journalisme, en communication, en études anglaises ou dans un programme connexe.

Le titulaire du poste doit posséder au moins cinq années d’expérience des services administratifs, de préférence au niveau de la haute direction, ainsi que des services de communication. L’expérience du soutien à apporter à un représentant élu est souhaitable.

CONNAISSANCES

• Mandat, structure et protocole du Conseil et de ses comités
• Profil démographique du quartier du conseiller et initiatives et enjeux actuels dans le quartier
• Initiatives et enjeux des politiques au sein des comités dont le conseiller est président ou membre
• Connaissance suffisante des structures de la Ville pour recueillir l’information afin de donner suite aux demandes de renseignements des résidents et de rédiger l’ordre du jour des réunions des comités
• Connaissance de la structure administrative de la Ville
• Connaissance des services et des politiques de la Ville 
• Connaissance de Microsoft Office
• Protocoles, systèmes et procédures du travail de bureau

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Donner suite aux questions et aux demandes de renseignements des médias avec efficacité et exactitude 
• Faire connaître les positions officielles sur les enjeux complexes et controversés
• Excellent entregent et solides techniques de communication
• Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs, de vive voix et par écrit, souvent dans des situations chargées d’émotion
• Esprit d’initiative manifeste, nécessitant un encadrement général seulement
• Capacité de résoudre les problèmes difficiles 
• Souci du détail
• Capacité de travailler efficacement de manière autonome et au sein d’une équipe