Adjoint administratif, chef du Service

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le titulaire est chargé d’assurer la prestation d’une vaste gamme de services administratifs de soutien confidentiels à l’intention d’un chef/directeur général de direction générale.

Le titulaire agit comme point de contact principal entre les directions générales clientes, les gestionnaires principaux, les principales personnes-ressources externes et les membres du Conseil municipal en donnant une première réponse aux demandes de renseignements courantes et en réacheminant les demandes plus complexes, le cas échéant. Le titulaire a comme tâches et responsabilités la réalisation de recherches et la collecte d’information et de données à l’appui des projets de la direction ou en réponse aux demandes de renseignements des directions générales; la préparation et la révision de rapports; la mise sur pied et la tenue à jour de bases de données et de dossiers sur les projets ainsi que la coordination des processus administratifs. 

Remarque : Il s’agit d’une description de poste générique qui décrit les tâches typiques de cet emploi. Dans le cadre de certains postes, il se peut que le titulaire ne soit pas tenu d’assumer chacune de ces responsabilités, ou qu’il doive exécuter d’autres tâches connexes, en rapport avec le poste, qui lui sont assignées.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme couronnant deux années d’études dans un collège communautaire en administration des affaires ou en organisation du travail de bureau ou dans un domaine connexe.

Au moins quatre (4) années d'expérience à titre de commis ou d'adjoint administratif

CONNAISSANCES

• Dispositions des règlements et des lois touchant la direction;
• Buts, objectifs, politiques et procédures de la direction;
• Procédures opérationnelles et administratives internes et personnes-ressources des divers services de la Ville d’Ottawa;
• Connaissance générale des dispositions de la LAIMPVP;
• Principes et pratiques de la gestion d’un bureau;
• Connaître la tenue et le classement des dossiers de même que les procédures administratives générales;
• Pratiques utilisées pour la gestion des bases de données et des dossiers; 
• Techniques de la vérification d’information et techniques de base de l’analyse statistique;
• Maîtrise des applications informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, le système de gestion des documents électroniques et d'autres logiciels qu'utilise normalement la Ville;
• Lois applicables en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et obligations des travailleurs.    
• Une connaissance générale des systèmes de la paie et financiers de la Ville d’Ottawa ainsi que des politiques, des pratiques, des fonctions, des systèmes et des procédures de la direction sera considérée comme un atout.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Faire preuve de souplesse et capacité d’agir en tant que membre d’une équipe et de travailler avec un minimum de supervision;
• Avoir un très bon sens de l’organisation et d’excellentes compétences en gestion du temps permettant de travailler sous pression afin de respecter les échéances serrées, d’établir les priorités, de résoudre les problèmes graves et d’exécuter des tâches qui se présentent parfois à l’improviste ou simultanément;
• Faire preuve d’une grande minutie et de précision dans la tenue des dossiers : capacité de créer des tableurs équilibrés et de produire des rapports statistiques;
• Effectuer des recherches générales pour enquêter sur des problèmes et les régler afin d’appuyer les besoins en information des gestionnaires et du personnel, de même que la mise en œuvre des projets;
• Avoir le souci du service à la clientèle : communiquer avec efficacité et tact, par écrit et de vive voix, avec des clients de tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation;
• Recueillir, organiser et résumer des données et de l’information de façon efficace, en mettant en œuvre les politiques et les procédures;
• Faire preuve d’une grande efficacité quant au traitement des questions de nature délicate;
• Faire preuve d’initiative et être en mesure de fixer ses propres priorités de travail;
• Faire preuve de jugement, de tact et d’une grande discrétion;
• Interpréter et expliquer les règles, règlements et politiques;
• Faire preuve de discrétion et respecter la nature confidentielle de l’information;
• Prendre des décisions au sujet des problèmes courants et inhabituels.
• Intégrité, tact et jugement.

Comportements essentiels 

Les comportements essentiels définissent les attentes de la Ville quant aux comportements que les membres du personnel doivent adopter dans l'exercice de leurs fonctions. Ils reflètent la culture et les valeurs de la Ville et guident toutes nos activités présentes et futures. Chaque employé est encouragé à apprendre, incarner et démontrer ces comportements essentiels. 

Passez en revue les Comportements essentiels. 

Compétences en leadership 

La Ville a défini les principales compétences que les dirigeantes et les dirigeants sont censés incarner et démontrer en vue d'amener l'organisme à atteindre ses objectifs stratégiques et, ainsi, de créer une culture organisationnelle qui soutient les membres du personnel, leur permettant ainsi d'exceller, de se perfectionner et de réaliser leur plein potentiel. Ces compétences de leadership ainsi que les comportements connexes doivent être démontrés par les dirigeantes et les dirigeants à tous les niveaux de l'organisme. 

Passez en revue les Compétences en leadership.