Adjoint, Services aux clients et aux bénévoles

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Les programmes culturels et patrimoniaux sont responsables des centres artistiques multidisciplinaires, des installations et des structures patrimoniales et muséales, de la mise en œuvre de la programmation et des événements publics des arts, du patrimoine et des musées, de l’élaboration du programme des bénévoles, du développement de l’auditoire, des expositions et de la recherche.

Le titulaire aide le coordonnateur à gérer les opérations quotidiennes de l’Unité des services aux clients et aux bénévoles.  
Il aide à assurer la prestation d’un service efficace aux bénévoles et aux clients du Théâtre Centrepointe ou du Centre des Arts Shenkman en coordonnant les activités du personnel et des bénévoles de la billetterie et des salles, en veillant au dépôt hebdomadaire et sans erreurs des recettes, en surveillant les fonds de caisse, en établissant les relevés et rapports financiers selon le besoin, en veillant à ce que l’équipement de bureau, la ligne téléphonique de la billetterie du Théâtre Centrepointe et des services à la clientèle du Centre des Arts Shenkman ainsi que le système de billetterie en ligne soient bien tenus, de même que le système de réservation CLASS, et en accomplissant des fonctions administratives générales pour l’unité. 

Le titulaire exerce des fonctions de bureau et administratives générales au Théâtre Centrepointe ou au Centre des Arts Shenkman pour faciliter le fonctionnement, l’administration et la coordination efficaces des ressources et programmes bénévoles de la Ville d’Ottawa ainsi que de ses partenariats avec le secteur et la communauté bénévoles.  Il répond aux demandes de renseignements courantes au sujet des ressources bénévoles provenant du personnel de la Ville, des membres du Conseil et du grand public, et transmet ces questions aux personnes appropriées, s’il y a lieu. Le titulaire participe à la formation des bénévoles et à la mise à jour des bases de données liées aux programmes et des renseignements publiés sur le site Web. 

Il aide le coordonnateur à établir les horaires ainsi qu’à assurer la supervision de l’ensemble des activités des salles; il exerce des fonctions de bureau et administratives générales au Théâtre Centrepointe ou au Centre des Arts Shenkman pour faciliter le fonctionnement, l’administration et la coordination efficaces de la billetterie et des services à la clientèle; il répond aux demandes de renseignements courantes au sujet des ressources de la billetterie provenant du personnel de la Ville, des membres du Conseil et du grand public, et transmet ces questions aux bonnes personnes, s’il y a lieu; il participe à la formation des bénévoles et à la mise à jour des bases de données liées aux programmes et des renseignements publiés sur le site Web; et il aide à établir les horaires ainsi qu’à assurer la supervision de l’ensemble des activités de la billetterie.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’un collège communautaire en administration des arts ou dans un domaine connexe à l’issue de 2 années d’études. 

Au moins 1 année auprès du public en exerçant des fonctions de leadership; et 3 années d’expérience de travail dans un théâtre, dans un établissement de divertissement ou dans un milieu similaire.

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

CONNAISSANCES

• Principes et théorie du leadership;
• Excellente connaissance du fonctionnement de la suite Microsoft Office, y compris d’Excel et de Word;
• Terminologie du domaine du théâtre;
• Comptabilité de base;
• Procédures de traitement et de gestion de l’argent comptant;
• Excellente connaissance du logiciel de billetterie Paciolan ou d’un programme similaire; 
• Excellente connaissance du logiciel CLASS; 
• Excellente connaissance du fonctionnement des programmes d’autorisation des paiements par carte de crédit en ligne;
• Connaissance de base des réseaux informatiques;
• Lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et obligations des travailleurs.

Qualités souhaitables : 

• Faire preuve de beaucoup d’initiative en matière de service à la clientèle et de formation;
• Connaissa nce avancée de l’informatique, ce qui comprend la capacité de reconnaître les problèmes et de prendre les mesures qui s’imposent.

COMPÉTENCES ET APTITUDES