Coordonnateur de programme, Leadership et Perfectionnement des employés

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’Unité du développement des talents est chargée de la planification et de la gestion des programmes et services de perfectionnement des talents afin de fournir des solutions d’apprentissage novatrices et stratégiques ainsi que des outils, des processus et des politiques qui appuient l’apprentissage continu, la gestion et le perfectionnement des talents ainsi que l’engagement de l’ensemble des employés de la Ville.  

Il est la principale personne-ressource pour tout ce qui concerne l’administration efficace du Centre d’apprentissage. Il guide, informe et aide le personnel du Centre d’apprentissage, les clients du service et les fournisseurs externes.

Il comprend l’incidence des décisions sur les opérations et est capable d’améliorer le rendement opérationnel conformément à l’orientation stratégique de la Ville et au mandat du Centre d’apprentissage. Il prend les décisions concernant l’amélioration continue des processus administratifs du Centre d’apprentissage.  Il prépare, tient à jour, valide et fournit la documentation budgétaire et les rapports requis, et fait part de ses commentaires lorsque l’équipe de gestion doit prendre des décisions budgétaires.

Il prépare les documents de planification aux fins des calendriers de cours annuels pour les consultants et spécialistes en apprentissage et en perfectionnement. Pour ce faire, il élabore le calendrier annuel, détermine les lieux de formation et négocie les dates de formation avec les fournisseurs externes, tout en respectant le budget établi.   Il surveille régulièrement les changements au calendrier et assure une supervision fonctionnelle de l’adjoint au programme, Leadership et Perfectionnement des employés.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Avoir un diplôme d’études secondaires et un diplôme collégial couronnant deux ans d’études en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

Au moins  3 années d’expérience relative à l’administration et aux budgets avec prise de responsabilité progressive, dont au moins 2 ans dans le milieu du service à la clientèle. 

Au moins un  an d’expérience avec le système SAP (préférablement avec le module sur la formation et les activités).

Qualités recherchées :

• Expérience dans la gestion de gros budgets
• Connaissance de Stellent (éditeur des pages Web d’Ozone)
• Expérience en supervision

CONNAISSANCES

• Gestion budgétaire et techniques de gestion et de suivi des documents statistiques.
• Suite MS Office (niveau avancé pour Excel, Word, PowerPoint et Outlook).
• Installation et résolutions des problèmes du matériel (projecteurs, ordinateurs portatifs, lecteurs DVD).
• Connaissance générale des politiques et procédures de la Ville d’Ottawa.
• Connaissance générale des méthodes de travail de bureau, y compris la gestion des fichiers et des dossiers.
• Connaissance approfondie de la technologie actuelle et habileté à mener des recherches et à apprendre seul à utiliser les nouvelles solutions.
• Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).
• Lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris des droits et obligations des travailleurs.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Savoir gérer des projets.
• Savoir compiler, organiser, analyser et résumer les données budgétaires efficacement et fidèlement.
• Maintenir un réseau de relations internes et externes dans le but d’atteindre les objectifs opérationnels.
• Comprendre l’incidence des décisions sur le Centre d’apprentissage et sur la capacité d’améliorer le rendement. Avoir une connaissance des enjeux, des processus et des résultats opérationnels qui ont des répercussions sur le Centre d’apprentissage et sur sa réputation.
• Favoriser un environnement qui valorise l’innovation et intègre efficacement les changements dans le Centre d’apprentissage.
• Servir les intérêts du client en fournissant des efforts individuels, collectifs et organisationnels afin de répondre à ses besoins centraux et diversifiés.
• Travailler seul ou en collaboration avec les gestionnaires, le personnel et les fournisseurs externes.
• Communiquer efficacement, à l’oral comme à l’écrit.
• Porter une grande attention aux détails et à l’exactitude lors de la gestion des documents.
• Effectuer des recherches de base afin d’analyser et de résoudre des problèmes pour répondre aux besoins en information de la direction et du personnel.
• Faire preuve d’initiative .
• Planifier différentes tâches simultanément en établissant des priorités et en déléguant le travail pour respecter les échéances.
• Faire preuve d’initiative.
• Faire preuve de souplesse et être axé sur le travail d’équipe.
• Faire preuve d’intégrité, de tact, de diplomatie et de jugement.
• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’un esprit d’analyse.
• Habileté à prendre plusieurs décisions rapidement et à gérer les situations stressantes.
• Soulever les documents imprimés et déplacer le matériel de formation (jusqu’à 13,6 kg ou 30 lb).