gestionnaire de programme, Services opérationnels et financiers

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Les Services de finance et aux entreprises au sein de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) sont responsables des activités, des programmes, des politiques, des services et des initiatives liés aux services opérationnels et financiers de la Bibliothèque, ainsi que de la supervision des fonctions de livraison de matériel de la bibliothèque au sein des 33 succursales de la BPO (services mobiles et numériques), y compris les risques et l’évaluation du rendement, les exigences en matière de sécurité, la gestion financière, la livraison de matériel et la liaison avec les groupes fonctionnels de la Ville d’Ottawa (finances, parc automobile, sécurité municipale, etc.).

Le titulaire assure un leadership et une coordination professionnelle dans la planification, la mise en œuvre et l’administration des programmes, des services, des politiques, des procédures et d’autres cadres pour les fonctions suivantes, tout en veillant aux fonctions de la livraison de matériel : 

• Les risques et l’évaluation du rendement des opérations et de la prestation des services de la Bibliothèque, y compris l’examen et la gestion des besoins en matière de sécurité pour la BPO, afin de respecter les principes de gestion des risques et les exigences opérationnels, et d’élaborer des analyses de rentabilité pour soutenir les nouveaux produits et services de la BPO;
• La gestion et la surveillance financières, y compris l’élaboration du budget, la gestion, le contrôle et la déclaration des dépenses, et la surveillance financière des dépenses d’immobilisations et de fonctionnement, l’achat et l’approvisionnement, la manipulation d’argent, la gestion des cartes de crédit, les contrats de location et de service et l’exploration et la mise en place de possibilités de création de revenus; 
• La coordination de l’accès à l’information et l’administration de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) au sein de la BPO; 
• La surveillance de la livraison de matériel, à l’interne et par les agents contractuels, dans les 33 succursales et les opérations mobiles de la BPO;
• L’organisation de consultations et la liaison avec les groupes fonctionnels de la Ville d’Ottawa (p. ex. l’Unité des services financiers (USF), les Services opérationnels) afin de s’assurer que la BPO respecte les exigences en matière de rapports, répond aux exigences de gouvernance et suit les plans et les priorités stratégiques, en collaborant avec les Services du parc automobile pour la constatation, le suivi et l’exécution des opérations et des achats liés au parc automobile, en collaborant avec la Sécurité municipale pour gérer les déclarations d’incidents de la BPO, l’élaboration des plans de sécurité et d’urgence et la rédaction des rapports connexes, etc.; 
• L’aide au gestionnaire de division dans l’élaboration des plans stratégiques et des politiques.

De plus, le titulaire est responsable de l’établissement et du maintien de relations positives avec les gestionnaires et intervenants internes et externes, et est responsable de l’élaboration et de la surveillance des budgets de fonctionnement ainsi que de la gestion des ressources humaines de l’unité, et notamment de l’embauche, du congédiement, de la gestion du rendement et de la prise des mesures disciplinaires nécessaires.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Baccalauréat de quatre (4) ans en administration des affaires, en gestion financière ou dans un domaine connexe.

Au moins sept (7) ans d’expérience en gestion de budgets d’immobilisations et de fonctionnement, en gestion des risques et en mesure du rendement, de préférence dans un milieu municipal.

CONNAISSANCES

• Connaissance générale de la Bibliothèque publique d’Ottawa, de la Ville d’Ottawa, ainsi que des politiques et des procédures de la Ville et de la BPO;
• Connaissance profonde de la vision, de la mission et des valeurs de la Bibliothèque publique d’Ottawa;
• Connaissance des lois, des politiques, des règlements, des lignes directrices et des procédures opérationnelles propres au secteur d’activité, notamment la Loi sur les bibliothèques publiques, la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario;
• Connaissance des principes, pratiques et responsabilités associés à la gestion du changement organisationnel;
• Connaissance pratique des principes de liberté intellectuelle et respect de ces principes;
• Principes, approches et outils de gestion de projet ainsi que leur application;
• Connaissance générale des rôles et des responsabilités du personnel du Service des finances, de la Sécurité municipale, de l’Approvisionnement, des Services du parc automobile ainsi que des politiques, des pratiques et des processus de ces services (plus particulièrement en ce qui touche l’acquisition, la disposition et l’entretien des véhicules);
• Compréhension générale des structures de gouvernance entre la BPO et la Ville d’Ottawa;
• Principes et pratiques de coordination de la LAIMPVP pour la BPO;
• Principes, normes, processus et pratiques liés à la gestion des risques, à la livraison de matériel et aux mesures du rendement;
• Principes, normes et pratiques de la gestion financière, de l’élaboration du budget, de la manipulation d’argent, des achats et de l’approvisionnement;
• Rédaction de contrats, processus d’appel d’offres et supervision des services sur le terrain;
• Compétences en leadership de gestion et en techniques de motivation. Connaissance fonctionnelle des politiques, des pratiques et des conventions collectives en ressources humaines de la Ville liées à la gestion dans un milieu syndiqué, y compris l’embauche, le licenciement, la gestion du rendement et la procédure de règlement des griefs;
• Méthodes utilisées pour traiter avec les médias de façon professionnelle;
• Connaissance des applications logicielles telles que MS Office (en particulier le logiciel Excel), SAP et les systèmes intégrés de la Bibliothèque;
• Connaître les lois pertinentes en matière de santé et sécurité, les dangers réels ou potentiels pour la santé et la sécurité en milieu de travail et les mesures à prendre pour assurer la santé et la sécurité du personnel, conformément aux lois de même qu’aux politiques et aux procédures municipales pertinentes.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

Comportements essentiels
Les comportements essentiels définissent les attentes de la Ville quant aux comportements que les membres du personnel doivent adopter dans l'exercice de leurs fonctions. Ils reflètent la culture et les valeurs de la Ville et guident toutes nos activités présentes et futures. Chaque employé est encouragé à apprendre, incarner et démontrer ces comportements essentiels.

Passez en revue les Comportements essentiels.

Compétences en leadership
La Ville a défini les principales compétences que les dirigeantes et les dirigeants sont censés incarner et démontrer en vue d'amener l'organisme à atteindre ses objectifs stratégiques et, ainsi, de créer une culture organisationnelle qui soutient les membres du personnel, leur permettant ainsi d'exceller, de se perfectionner et de réaliser leur plein potentiel. Ces compétences de leadership ainsi que les comportements connexes doivent être démontrés par les dirigeantes et les dirigeants à tous les niveaux de l'organisme.

Passez en revue les Compétences en leadership.