Planificateur d'équipes

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) offre des services de bibliothèque et d’information accessibles et novateurs à l’échelle de la ville d’Ottawa, qui répondent aux besoins particuliers de diverses communautés et qui sont fournis par l’entremise d’une gamme de moyens, selon une approche axée sur le public. 

Le titulaire est responsable de veiller à l’établissement des horaires des employés et de fournir un soutien administratif et de bureau. 

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Posséder un diplôme d’études secondaires (12e année).
Détenir au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente liée au secrétariat ou à l’administration.

CONNAISSANCES

• Dispositions des conventions collectives ayant trait aux heures de travail, aux heures supplémentaires, à l’établissement des horaires des quarts de travail, à la paie et aux avantages sociaux
• Procédures de bureau et administratives 
• Processus et procédures d’établissement des horaires des quarts de travail dans une organisation complexe
• Système de gestion de base de données relationnelles
• Connaissance pratique de SAP-RH et FIORI et de la saisie des déclarations de temps et des congés
• Processus liés aux feuilles de présence et aux formulaires de congés
• Lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, notamment les droits et les obligations des travailleurs

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Avoir un bon sens de l’organisation et être capable d’établir des priorités et d’effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Avoir le souci du détail.
• Être capable de travailler à la fois de manière indépendante et en tant que membre d’une équipe.
• Détenir des compétences informatiques avancées, notamment en matière de tableurs (Excel) et de gestion de bases de données. 
• Être capable d’appliquer les procédures opérationnelles normalisées, les consignes générales, les politiques, les procédures et les conventions collectives dans le cadre de l’exécution des responsabilités quotidiennes.
• Faire preuve d’ingéniosité, de responsabilité et avoir l’esprit d’initiative.
• Avoir beaucoup d’entregent et exceller dans le service à la clientèle.
• Faire preuve de motivation et de productivité.
• Être capable de gérer le stress et les délais courts.
• Faire preuve de ponctualité, de souplesse et d’esprit d’équipe.
• Fournir des renseignements pour assurer la transition exacte des horaires des employés. 
• Fournir un excellent service à la clientèle.
• Élaborer et maintenir des processus informatisés relatifs à l’établissement des horaires des quarts de travail.
• Être capable de suivre des lignes directrices et des processus établis ayant trait à l’établissement des horaires des quarts de travail. 
• Assurer la liaison avec des employés des différentes unités de la Direction et d’autres unités afin d’assurer une utilisation efficace et efficiente du temps.

Comportements essentiels
Les comportements essentiels définissent les attentes de la BPO en ce qui concerne les comportements dont les employés doivent faire preuve dans l’exercice de leurs fonctions.  Ils reflètent la culture et les valeurs de la BPO et guident toutes nos activités présentes et futures.  Chaque employé est encouragé à apprendre, à incarner et à adopter ces comportements essentiels.
Passez en revue les comportements essentiels.