Coordonnateur des rapports, UGC
No de demande : 19498
Direction générale : DG planif de l'aménagement & du bâtiment
Service : S Sout aux activités & serv techniques
Direction :
Type d’emploi : 1 Temporaire à temps plein - Jusqu’à un an
Heures de travail : 35.00 heures par semaine
Affiliation : CUPE 503 Inside/Outside
Information sur le salaire : $59,153.64 - $69,209.14 par année (taux de rémunération de 2024)
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Planification et Infrastructure
Date limite des candidatures : 2025-10-31
Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
La Direction des services de soutien aux activités (DSSA) est responsable d’offrir du soutien aux activités par l’intermédiaire d’une direction centralisée qui consolide et simplifie la prestation de soutiens et de services spécialisés pour les activités. Le Bureau de la gestion des projets joue un rôle central dans le cadre de la coordination et de l’intégration des initiatives et projets clés de la direction générale, et agit comme expert dans le contexte des processus de gestion des projets.
Le titulaire est responsable d’effectuer les travaux d’éditique et de traitement de texte associés à l’ensemble des rapports préparés par la direction générale pour l’ensemble des comités permanents et pour le Conseil municipal. Il coordonne le processus d’approbation des rapports, qui nécessite la participation de plusieurs directions générales, gère un important système de suivi et de classement de tous les documents produits, met à jour les manuels de procédures de la direction et apporte un soutien supplémentaire de nature administrative à la direction générale.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme d’études secondaires (12e année) auquel s’ajoute 1 année de formation postsecondaire en organisation de bureau.
3 années d’expérience pertinente du travail de bureau ou des fonctions administratives, ainsi qu’une expérience approfondie de l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de graphisme et d’éditique.
CONNAISSANCES
- Procédures de bureau et administratives de la Ville
- Aptitudes avancées pour le traitement de texte
- Connaissance de niveau intermédiaire du logiciel Excel
- Logiciel PowerPoint
- Logiciel d’édition Web (Drupal) et logiciels relatifs à l’accessibilité des documents
- (CommonLook Office, CommonLook PDF et Adobe Pro)
- Connaissance du programme législatif avancé
- Connaissance des diverses fonctions des télécopieurs et photocopieuses permettant de remédier à de simples pannes et d’encadrer d’autres employés
- Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris des droits et obligations des travailleurs
COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Capacité de saisir et d’extraire des données à l’aide de systèmes informatisés
- Capacité manifeste de faire preuve de jugement et d’appliquer ses compétences en matière de gestion du temps
- Grandes aptitudes attestées en matière de relations interpersonnelles, lesquelles sont requises pour communiquer de façon efficace, efficiente et positive avec les personnesressources externes et internes liées au travail
- Capacité manifeste d’utiliser du matériel de bureau de base
- Capacité manifeste de gérer un volume élevé de rapports
- Capacité manifeste d’organiser le travail, de prioriser et de travailler de façon autonome et au sein d’une équipe
- Capacité manifeste d’utiliser la technologie Microsoft Office, à un niveau intermédiaire dans le cas d’Excel et de PowerPoint et à un niveau avancé dans le cas de Word
- Capacité manifeste d’utiliser Drupal, CommonLook Office, CommonLook PDF et Adobe Pro à un niveau intermédiaire
- Mettre au point des systèmes de classement sur support papier et électronique, et en assurer la tenue
- Capacité manifeste de vérifier les épreuves et de réviser les documents traités ainsi que de produire des rapports informatisés
- Esprit d’initiative, fiabilité, souplesse, bon jugement et discrétion à l’égard de sujets de nature délicate
- Capable de travailler dans un milieu où les priorités évoluent constamment et où les demandes sont multiples
- Discrétion et respect de la confidentialité quand il s’agit de traiter des renseignements qui sont délicats sur le plan politique
- Acquérir une compréhension globale des questions relatives à l’urbanisme
- Aptitude à communiquer clairement
- Aptitudes pour la résolution de problèmes
- Aptitudes pour l’organisation et la gestion du temps
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR
- Exigences linguistiques : Poste désigné bilingue – niveaux de compétence précis: Français: orale, lecture et écriture. Anglais: orale, lecture et écriture. Les personnes qui ne satisfont pas aux exigences linguistiques devront suivre une formation.
- Au départ, vous pourriez toucher 95 % de votre taux de rémunération initial, conformément à la convention collective.
- Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
- Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.
La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca.