Coordinateur des élections, Administration

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Élections municipales et Services en français sont responsables de la planification, de la mise en œuvre et de l’administration des politiques et des programmes relatifs aux élections municipales et aux services en français de la Ville d’Ottawa. Ce secteur prépare et administre les élections municipales, les élections partielles et les processus de nomination pour pourvoir les postes vacants au Conseil qui surviennent pendant un mandat du Conseil. Le greffier municipal et le Bureau des élections veillent à ce que les élections municipales, les élections partielles et les processus de nomination respectent pleinement les responsabilités, les exigences et les principes énoncés dans la Loi de 2001 sur les municipalités et la Loi de 1996 sur les élections municipales (LEM).
 
Le titulaire est responsable de la coordination, de la surveillance et de la prestation d’une orientation ayant trait aux activités techniques et administratives en lien avec la tenue d’élections municipales pour les bureaux du maire, des conseillers municipaux et des conseillers scolaires des quatre conseils scolaires de district, conformément aux exigences législatives de la LEM, de la Loi de 2001 sur les municipalités, de la Loi sur l’éducation, de la Loi sur l’évaluation foncière et de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Il planifie et mène à bien les activités, les projets et les services qui lui sont confiés selon les besoins et les orientations stratégiques de l’unité, de la direction et du secteur d’activité, en collaboration avec les autres membres du personnel du secteur d’activité et les intervenants internes et externes.
 
Le titulaire participe à l’Équipe de gestion des élections dans un rôle de soutien, et il apporte un leadership et une coordination de nature professionnelle à la planification, à la mise en œuvre et à l’application des politiques et programmes de compétence municipale désignés en vue des élections municipales.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Posséder un grade de premier cycle avec spécialisation en administration des affaires, en politiques publiques, en sciences politiques ou dans une discipline connexe.

Avoir acquis une expérience de quatre (4) ans au sein d’un contexte municipal d’envergure où l’administration d’élections municipales occupe nécessairement une place privilégiée. Des cinq (5) ans d’expérience en question, trois (3) doivent se rapporter à une expérience professionnelle approfondie, assortie de préférence d’une expérience en supervision et en gestion de projets. 

Avoir nécessairement l’expérience des logiciels municipaux et de la création d’une base de données de gestion des élections.

La préférence sera accordée aux candidats qui ont de l'expérience en élaboration d'analyses de rentabilisation pour de nouveaux programmes et projets.

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

CONNAISSANCES

• Posséder une connaissance générale de la Ville d’Ottawa ainsi que des politiques et procédés de l’administration municipale et du Service.
• Être au fait des lois, politiques, règlements, lignes directrices et procédés opérationnels propres au secteur d’activité.
• Connaître la préparation des documents contractuels, le processus d'appel d'offres et la supervision des services sur le terrain.
• Avoir l’expérience de la supervision et être au fait des techniques de motivation. Posséder une connaissance fonctionnelle des politiques, pratiques et conventions collectives des ressources humaines en lien avec la gestion dans un milieu syndiqué, notamment l’embauche, le licenciement, la gestion du rendement et la procédure de règlement des griefs.
• Être au fait des pratiques de gestion financière et des processus budgétaires.
• Connaître les méthodes utilisées pour composer avec les médias de façon professionnelle.
• Connaître les normes propres au domaine de spécialité.
• Être au fait des principes de gestion de projet.
• Connaître le fonctionnement de l’équipement servant précisément à la tenue d’élections, y compris l’équipement de dépouillement du scrutin.
• Être au fait des applications informatiques, y compris MS Office et MS Project, ainsi que des systèmes de gestion des élections.
• Connaître les lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, les dangers réels ou potentiels pour la santé et la sécurité en milieu de travail et les mesures à prendre pour assurer la santé et la sécurité du personnel, conformément aux lois de même qu’aux politiques et aux procédures municipales pertinentes.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Savoir bien communiquer, verbalement et par écrit, avec l’administration municipale, tous niveaux confondus, et les intervenants externes.
• Avoir la capacité attestée d’interpréter les lois.
• Savoir élaborer des projets, des politiques et des procédés applicables au secteur de programme.
• Posséder une acuité politique et organisationnelle attestée, notamment en ce qui touche les rapports entre le personnel, les médias, la population, les élus, de même que les candidats à un mandat électif.
• Avoir d’excellentes aptitudes en analyse et de grandes aptitudes en prise de décisions.
• Savoir bien composer avec la pression exercée dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.
• Attacher de l’importance aux résultats et savoir concrétiser les objectifs par l’établissement de cibles et de délais stimulants mais réalistes, de même que la gestion efficace du travail.
• Manifester une grande compétence dans les relations interpersonnelles et la communication, axées en forte partie sur le service à la clientèle et les résultats.
• Être très structuré et très méticuleux.