Agente administrative et des communications, BVG

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le Bureau du vérificateur général effectue des vérifications indépendantes et objectives des finances, de la conformité et du rendement des services municipaux, des conseils municipaux, des sociétés sous contrôle municipal, des bénéficiaires de subventions et de tout autre organisme. les conseils, commissions et sociétés que le conseil municipal peut créer ou désigner pour ajouter de la valeur à la Ville et améliorer ses programmes et services. Les vérifications sont menées de façon professionnelle pour aider le Conseil en adoptant une approche systématique et impartiale conçue pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Le Bureau du vérificateur général administre également la ligne d’assistance sur la fraude et le gaspillage et coordonne les activités d’enquête sur la fraude avec les programmes de la Ville ou les organismes, conseils et commissions de la Ville, à la discrétion du Bureau. 

Vous êtes responsable de fournir un soutien administratif ainsi qu’un soutien financier et des communications au Bureau du vérificateur général.   Vous traiterez quotidiennement des documents sensibles et confidentiels.

Vous êtes responsable des principales activités administratives et du soutien aux initiatives et aux événements du bureau. Vous êtes le point de contact du personnel municipal, des résidents, des personnes-ressources externes et des membres du conseil municipal. Les fonctions et responsabilités comprennent également la gestion et la coordination globales des processus administratifs et financiers du Bureau.   Vous êtes également responsable des projets spéciaux qui appuient le vérificateur général.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme universitaire couronnant trois (3) années d’études en communication ou dans un domaine connexe

Expérience d’au moins trois (3) ans dans les domaines de l’administration, des relations publiques, des communications ou dans un domaine connexe
 

CONNAISSANCES

• Stratégies et techniques de communication efficaces par le biais des voies traditionnelles et Web
• Tendances dans l’industrie et approches en matière de communications
• Dispositions pertinentes des règlements et lois touchant le Bureau
• Buts, objectifs, politiques et procédures du Bureau
• Procédures opérationnelles et administratives internes et personnes-ressources des divers services de la Ville d’Ottawa
• Connaissance générale des dispositions de la LAIMPVP
• Principes et pratiques de la gestion de bureau, incluant le suivi budgétaire
• Applications informatiques, notamment Microsoft Office, SAP, système de gestion des dossiers électroniques, suite Adobe InDesign, AbleDocs 
• Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, notamment des droits et des devoirs des travailleurs 
• Une connaissance générale des politiques, des pratiques, des fonctions, des systèmes et des procédures de la Direction générale de la Ville d’Ottawa est un atout
   

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Être en mesure de préparer des stratégies de communication exhaustives
• Être en mesure d’influencer et d’informer les intervenants relativement à l’application de tactiques et de techniques de communication
• Compétences de bonne tenue pour la communication verbale, la rédaction et la révision
• Excellentes relations interpersonnelles
• Assurer la confidentialité de l’information et des documents
• Travailler de façon autonome et faire preuve d’initiative
• Gérer plusieurs tâches à la fois et respecter les échéances
• Sens aigu de l’organisation - faire preuve de minutie et d’un sens du détail (pour repérer les incohérences entre les documents ou les versions des documents)
• Sens du service à la clientèle - aptitude à utiliser avec efficacité et tact ses capacités de communication à l’oral et à l’écrit avec les clients, à tous les échelons de l’organisation
• Recueillir, compiler et analyser des données
• Préparer et présenter des exposés efficaces sur divers supports médiatiques 
• Travailler au sein d’équipes multidisciplinaires
• Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs et de l’Internet et connaissance supérieure à la moyenne des outils MS Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Forms, SharePoint) 
• Esprit d’équipe 
• Esprit de collaboration 
• Faire preuve de tact, de diplomatie et de souplesse