Agent, législatifs & relations avec intervenants

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le Bureau des élections est responsable de la planification, de la mise en œuvre et de l’administration des politiques et des programmes liés aux élections municipales, conformément à la Loi de 1996 sur les élections municipales; ses activités sont menées selon les normes les plus élevées en matière d’équité, d’accessibilité et de responsabilisation.

Sous la direction générale du gestionnaire de programme, Élections, l’agent législatifs et relations avec intervenants contribue à l’atteinte des objectifs généraux du Bureau du greffe municipal et du Bureau des élections en mettant à profit ses compétences professionnelles bilingues en communication pour appuyer l’objectif de la Ville visant à offrir un excellent service à la clientèle. L’agent rédige une grande variété de documents requis pour les communications écrites et orales du gestionnaire, Services en français et Élections municipales, et du gestionnaire de programme, Élections, en plus d’exercer d’autres tâches connexes aux responsabilités et activités susmentionnées.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme couronnant 3 années d’études collégiales en communications ou en administration

Au moins six années d’expérience du travail général de bureau et des services administratifs et à la clientèle, y compris au moins une année dans un environnement gouvernemental

Au moins une année d’expérience de la supervision

CONNAISSANCES

• Objectifs, fonctions, responsabilités et structure organisationnelle de la Ville d’Ottawa
• Responsabilités et enjeux des gouvernements fédéral et provinciaux
• Être au fait de la structure organisationnelle de la Ville d’Ottawa
• Méthodes de recherche, et capacité d’effectuer des recherches dans l’intranet et dans Internet
• Techniques de résolution de conflits servant à évaluer les problèmes des clients et à chercher les solutions appropriées
• Connaissance générale des différences culturelles ainsi que des protocoles de correspondance
• Utilisation de la suite logicielle MS Office dans l’environnement Windows

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Fortes compétences en communication écrite : capacité d’utiliser ses compétences en rédaction créative pour rédiger des messages, de la correspondance et d’autres contenus pour le maire
• Fortes compétences en communication orale : capacité de composer efficacement avec des situations ou des clients difficiles, et de gérer les conflits
• Capacité de faire preuve de jugement, de discrétion, d’initiative, de tact, de vivacité d’esprit et d’une très grande confidentialité
• Compétences en organisation et en gestion du temps, souplesse permettant de planifier, d’initier et d’organiser ses propres tâches et de les classer selon leur priorité, et de faire de même pour les tâches des autres
• Coordonner efficacement des demandes multiples, des enquêtes simultanées et des priorités conflictuelles, et gérer la pression et les échéanciers
• Travailler sous une supervision minimale, interagir avec les représentants externes et internes de tous les niveaux et secteurs professionnels des gouvernements, organismes et groupes communautaires, ainsi qu’avec le personnel politique et les autres employés de la Ville
• Capacité d’appliquer les principes de l’apprentissage chez l’adulte quand il s’agit de donner des conseils et des orientations relatifs aux procédés et à l’environnement de travail aux employés inexpérimentés ou nouveaux, aux étudiants et aux stagiaires
• Posséder d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles
• Porter attention aux besoins de la clientèle
• Faire preuve de diplomatie, de tact et de discrétion
• Projeter une image de professionnalisme
• Faire preuve de souplesse et de capacité d’adaptation
• Être capable de travailler dans un milieu politique