Adjoint de conseiller et gestionnaire de bureau
No de demande : 18624
Direction générale : Ottawa
Service : Conseil municipal
Direction : Représentants élus
Type d’emploi : 1 Poste temporaire à temps plein (Jusqu’à 1 an)
Heures de travail : 35 heures par semaine
Affiliation : Non de l'Union/Non MGA
Information sur le salaire : Salaire compétitif (67 000-72 000 $, selon l’expérience) avec excellent régime d’avantages sociaux
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien
Date limite des candidatures : 2025-08-07
Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Nous sommes un bureau collaboratif, axé sur le travail d’équipe, qui soutient le conseiller du quartier 9 (Knoxdale-Merivale) Sean Devine. L’adjointe ou l’adjoint du conseiller et gestionnaire de bureau s’attache principalement à soutenir le conseiller en veillant au bon fonctionnement de son bureau, mais contribue aussi aux efforts du conseiller pour entretenir des relations avec les intervenants. Il s’agit d’une excellente occasion pour quelqu’un qui souhaite appliquer ses compétences à l’administration des services publics tout en travaillant dans un environnement pratique, axé sur les personnes et les politiques.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
La ou le gestionnaire de bureau a pour responsabilité de tenir en ordre l’emploi du temps, la boîte de réception du courriel et les finances du bureau du conseiller, tout en soutenant également les interactions du conseiller avec les associations communautaires locales.
Responsabilités : Surveiller et trier les boîtes de réception du courriel du conseiller; planifier et organiser les réunions; prendre les appels et répondre aux questions des résidents; gérer et tenir les dossiers financiers du bureau; vérifier et traiter les dépenses; apporter son soutien à l’organisation d’événements communautaires occasionnels; communiquer avec le personnel municipal; et accomplir diverses autres tâches administratives, notamment en contribuant au bulletin du conseiller diffusé toutes les deux semaines et en aidant à entretenir les comptes de médias sociaux.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme postsecondaire dans un domaine applicable (p. ex., administration de bureau ou des affaires, études juridiques, études politiques ou tout autre domaine applicable exigeant des capacités organisationnelles poussées) ET/OU plusieurs années d’expérience en milieu de travail pertinente.
Une expérience consistant à fournir un soutien à un représentant élu est un atout, mais elle n’est pas nécessaire.
CONNAISSANCES
- Processus administratifs et financiers généraux
- Programmes de logiciels usuels de bureau (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Connaissance et maîtrise suffisantes des structures administratives pour recueillir de l’information afin de pouvoir répondre aux questions des résidents, et d’obtenir de l’information et des documents sur les politiques
- Certaine connaissance du mandat et de la structure du conseil municipal et de ses comités.
COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication
- Capacité à organiser, à hiérarchiser et à gérer les tâches et les responsabilités afin de les mener à bien dans les délais impartis
- Capacité à organiser un bureau d’une manière efficiente et efficace
- Sens de l’initiative avéré ne nécessitant qu’un encadrement général
- Capacité à gérer des situations difficiles (c.-à-d., recevoir les appels des résidents frustrés)
- Souci du détail
- Capacité à travailler d’une manière autonome et au sein d’une équipe
- Sens aigu de l’organisation
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR
- Exigences linguistiques : Anglais parlé, lu et écrit (obligatoire). Français parlé, lu et écrit (souhaitable).
- Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
- Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.
La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca.