Adjoint de conseiller VI - Gestionnaire de bureau/Adjoint exécutif
No de demande : 17394
Direction générale : Ottawa
Service : Conseil municipal
Direction : Représentants élus
Type d’emploi : 1 Poste temporaire à temps plein (Jusqu’au 14 novembre, 2026)
Heures de travail : 35 heures par semaine
Affiliation : Non de l'Union/Non MGA
Information sur le salaire : Selon l’expérience; échelle salariale concurrentielle avec excellent régime d’avantages sociaux
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien
Date limite des candidatures : 2025-05-15
Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Sous la supervision de la ou du chef du personnel et de la conseillère municipale, la ou le gestionnaire de bureau/adjoint(e) exécutif(ve) assure un soutien essentiel à l’administration quotidienne, à la planification des horaires et au service aux résidents dans un bureau politique dynamique. Ce rôle vise à assurer le bon fonctionnement du bureau de la conseillère en coordonnant les communications, en gérant les demandes, en appuyant la logistique des événements et en maintenant les systèmes internes.
En tant que première personne-ressource pour de nombreux résidents et partenaires communautaires, la ou le titulaire du poste doit offrir un service à la clientèle de qualité, traiter les renseignements sensibles avec discrétion, et soutenir les priorités opérationnelles de la conseillère municipale et de la ou du chef du personnel.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
Soutien administratif et opérationnel
- Gérer l’agenda de la conseillère et soutenir l’organisation des réunions, des événements et des déplacements.
- Maintenir les systèmes de classement du bureau (dossiers papier et numériques).
- Rédiger des correspondances, notes de réunion et documents d’information, selon les directives.
- Organiser et distribuer les courriels et la poste entrante et sortante.
- Appuyer la tenue des dossiers financiers en maintenant les registres de dépenses et en soumettant les documents à des fins de révision.
- Surveiller les fournitures de bureau et coordonner les achats.
Services aux résidents
- Agir comme premier point de contact pour les demandes générales.
- Trier et consigner les demandes des résidents à l’aide de Dynamics; les transmettre au besoin.
- Fournir des réponses rapides aux demandes courantes; rédiger des réponses pour approbation.
- Assurer le suivi auprès des directions générales pour veiller à la résolution des demandes.
Soutien aux événements et à l’engagement communautaire
- Appuyer la planification d’événements communautaires, la logistique et la préparation du matériel.
- Rédiger et envoyer des invitations; gérer les réponses (RSVP).
- Appuyer la conseillère et la ou le chef du personnel lors des événements (prise de notes, coordination).
Soutien aux communications et à la sensibilisation
- Peut appuyer la mise en forme de bulletins communautaires, de mises à jour et d’autres documents imprimés.
- Peut maintenir à jour le site Web de la conseillère et le calendrier des événements.
- Peut planifier des publications préapprouvées sur les médias sociaux et en surveiller l’engagement.
Conditions de travail
- Disponibilité occasionnelle en soirée et en fin de semaine pour des événements communautaires.
- Doit faire preuve de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie dans toutes les interactions.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Études postsecondaires dans un domaine connexe, un atout.
1 à 2 années d’expérience en administration, en communication ou en service à la clientèle.
COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
- Excellentes habiletés de communication orale et écrite.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de suivi de dossiers.
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR
- Exigences linguistiques : Bilinguisme (français/anglais) requis.
- Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
- Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.
La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca.