Adjoint de conseiller

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’adjoint d’un conseiller gère et exécute un large éventail de services et processus stratégiques, politiques, opérationnels et de circonscription en appui au conseiller, par exemple : gestion stratégique des problèmes, analyse et élaboration de politiques, relations politiques internes et externes, gestion de projets, relations avec les médias, organisation d’événements communautaires et de réunions publiques, collaboration avec les organismes communautaires relativement à des enjeux et à des événements, gestion des ressources du bureau du conseiller et représentation du conseiller auprès des contribuables et des résidents.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS (selon le conseiller ou le quartier)

• Répondre aux appels, aux courriels et aux lettres des résidents, du personnel de la Ville, des membres du Conseil municipal et d’autres représentants élus de tout ordre de gouvernement. Les résidents et d’autres personnes peuvent aussi présenter leurs demandes de renseignements en personne au bureau du conseiller.
• Traiter la correspondance adressée au conseiller, ce qui suppose une lecture régulière des courriels, des lettres ou de toute autre forme de correspondance de résidents et d’autres personnes. Répondre rapidement et avec justesse et pertinence aux questions concernant les programmes et politiques de la Ville ou les activités du Conseil et de ses comités.
• Fournir des services de soutien administratif généraux au conseiller.
• Surveiller et coordonner le travail effectué par les adjoints et les bénévoles auprès des résidents au nom du conseiller.
• Préparer les ordres du jour que doit présenter le conseiller dans le cadre de ses fonctions comme membre du Conseil, ou membre ou président d’un comité.
• Assurer le respect des protocoles et des procédures auxquels sont soumis les représentants élus, tenir et préparer les documents financiers, gérer les budgets et examiner les transactions financières au regard de la Politique sur les dépenses du Conseil.
• Collaborer avec les intervenants communautaires pour résoudre des problèmes dans la communauté, organiser des activités communautaires et participer à différentes initiatives communautaires.
• Coordonner les activités dans le quartier visant à mobiliser les résidents et à promouvoir les services et programmes municipaux, et y participer.
• Rédiger des messages promotionnels et stratégiques pour le conseiller (p. ex., bulletins d’information, courriels, lettres, communiqués et publications pour les comptes de médias sociaux).

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’études postsecondaires

Diplôme d’études collégiales obtenu au terme d’un programme de deux ans en administration des affaires, en administration publique, en journalisme, en communication, en études anglaises ou dans un domaine connexe. Diplôme universitaire, un atout.

Minimum de trois années d’expérience dans la prestation de services administratifs – préférablement pour un cadre supérieur – et de services de communications. Expérience de soutien à un représentant élu, un atout.

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

Permis de conduire de l’Ontario de catégorie « G » (ou l’équivalent provincial) valide et sans restriction avec un maximum de six points d’inaptitude (selon les exigences du représentant élu).

CONNAISSANCES

• Mandat, structure et protocole du Conseil et de ses comités.
• Organisation et planification d’événements.
• Techniques et pratiques du domaine des médias et des communications.
• Moyens de communication efficaces, comme les bulletins d’information, les journaux et les médias sociaux.
• Planification et contrôle budgétaires.
• Profil démographique du quartier, initiatives en cours et enjeux importants dans le quartier.
• Initiatives stratégiques et enjeux traités par les comités que le conseiller préside ou dont il est membre.
• Fonctionnement de la Ville, afin de pouvoir répondre aux questions des résidents et d’obtenir de l’information de fond et des documents pour la rédaction de l’ordre du jour des réunions des comités.
• Structure administrative de la Ville.
• Politiques et services municipaux.
• Suite Microsoft Office.
• Protocoles, systèmes et procédures de bureau.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Répondre avec efficacité et exactitude aux questions des médias et aux demandes d’information.
• Capacité à expliquer les positions de principe sur des enjeux complexes et controversés.
• Aptitudes solides en relations interpersonnelles et en communication.
• Capacité à communiquer efficacement l’information à l’oral et à l’écrit, lors de présentations orales, dans le matériel promotionnel et dans les rapports avec divers publics, souvent dans des situations où l’interlocuteur peut être très émotif.
• Sens de l’initiative avéré ne nécessitant qu’un encadrement général.
• Capacité à gérer des situations difficiles.
• Souci du détail.
• Capacité à travailler efficacement, seul ou en équipe.