Adjoint de conseiller

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’adjoint ou l’adjointe de conseiller municipal ou de conseillère municipale est chargé ou chargée de gérer et de fournir un large éventail de services politiques, opérationnels et de circonscription pour appuyer le conseiller ou la conseillère et ses priorités. Ce rôle soutient des relations internes et externes efficaces, et inclut des responsabilités liées au traitement des dossiers des commettants, à la coordination des événements et projets, au soutien des médias et des communications, et à la représentation du conseiller ou de la conseillère lors des interactions avec les résidents, les intervenants et le personnel municipal. Les responsabilités énoncées ci-dessous décrivent la portée générale du rôle. Les tâches peuvent varier en fonction des besoins opérationnels et des consignes du conseiller ou de la conseillère, et il arrive que les responsabilités ne soient pas toutes attribuées en même temps.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS

Circonscription et traitement des dossiers

• Répondre aux appels, aux courriels, aux lettres et aux demandes de renseignements en personne des résidents, du personnel de la Ville, des membres du Conseil municipal et des représentants élus de tout ordre de gouvernement.
• Discuter avec les personnes qui appellent pour bien saisir la nature de la demande, en faisant preuve de beaucoup de tact, de discrétion et de diplomatie.
• Lorsque c’est possible, résoudre les problèmes directement en fournissant des renseignements exacts à propos des politiques, programmes, services, décisions du Conseil et activités des comités.
• Communiquer avec les directions générales appropriées de la Ville pour obtenir des renseignements, coordonner le suivi, et régler rapidement et d’une manière satisfaisante les questions des résidents.
• Lorsque nécessaire, mettre les résidents directement en contact avec le personnel des directions générales et faire un suivi pour confirmer les résultats.
• Lorsque le conseiller ou la conseillère doit s’impliquer, aviser le résident en conséquence, et préparer la recherche contextuelle et les documents d’information pour le conseiller ou la conseillère.
• Faire un suivi auprès du conseiller ou de la conseillère après les discussions avec le résident pour déterminer si des mesures supplémentaires sont nécessaires.
• Tenir des dossiers exacts des demandes de renseignements en utilisant un logiciel de suivi et fournir des rapports réguliers au conseiller ou à la conseillère.

Gestion de la correspondance

• Préparer et gérer la correspondance, les notes d’information et les documents contextuels reliés aux affaires de la circonscription et de la Ville.
• Soutenir les communications et les demandes de renseignements des médias, y compris la coordination des réponses et l’explication des positions stratégiques, au besoin.
• Aider à préparer le matériel lié aux affaires du Conseil et des comités.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’études postsecondaires exigé.

Diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, journalisme, communications, anglais ou un domaine connexe, privilégié.

Minimum de cinq années d’expérience consistant à fournir un soutien touchant à l’administration et aux communications, un impératif. Expérience d’un secteur public politique ou d’un environnement dynamique similaire, un atout. Expérience consistant à soutenir un représentant élu, un atout également.

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

Permis de conduire valide de l’Ontario de catégorie G, ou l’équivalent provincial, comportant un maximum de six points d’inaptitude.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Connaissance pratique du mandat, de la structure et des protocoles du Conseil municipal et de ses comités, et capacité d’appliquer cette connaissance dans un bureau politique.
• Compréhension du rôle du conseiller ou de la conseillère au sein de l’administration municipale, incluant les initiatives en matière de politiques et les responsabilités des comités pertinentes.
• Connaissance suffisante du fonctionnement, de la structure administrative, des services et des politiques de la Ville pour gérer efficacement les dossiers des commettants et soutenir la préparation des documents du Conseil et des comités.
• Sensibilisation à la situation démographique du quartier du conseiller ou de la conseillère, incluant les initiatives, les priorités et les enjeux communautaires actuels, et capacité à s’impliquer efficacement auprès des résidents et des intervenants.
• Maîtrise des applications Microsoft Office et des systèmes de bureau habituels, avec la capacité d’apprendre vite et d’utiliser des outils numériques supplémentaires comme SharePoint, les plateformes de communications et les technologies émergentes.