Adjoint de conseiller III

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Vous avez la responsabilité d'assurer la gestion et l'administration quotidiennes et efficaces du bureau du conseiller municipal, comprenant notamment la direction du personnel, des priorités opérationnelles, de la conformité du bureau, du contrôle des ressources et du budget, des conseils juridiques, de la gestion des dossiers à haut risque concernant le quartier municipal, de la communication et de la représentation auprès des principales parties prenantes. Vous veillez à ce que les services administratifs, les conseils et les résultats soient conformes aux objectifs du conseiller municipal ainsi qu’aux exigences applicables du Conseil et de la Ville.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Assurer la réalisation des activités générales du bureau du conseiller en :

• dirigeant les activités liées à la gestion du personnel, notamment en participant au recrutement, à l'intégration et à la formation du personnel, en définissant les priorités de travail, en attribuant les responsabilités, en surveillant la charge de travail et les performances, en fournissant un retour d'information, ainsi qu'en traitant ou en signalant les problèmes de performance au conseiller municipal;
• définissant les priorités opérationnelles, en répartissant les tâches et coordonnant les activités quotidiennes afin de garantir leur adéquation avec les objectifs du conseiller municipal;
• fournissant des orientations, des conseils et des retours d'expérience au personnel et aux bénévoles, notamment en assurant le suivi de l'avancement des travaux et de la qualité des résultats;
• évaluant le rendement du personnel, en traitant les problèmes liés au rendement ou à la charge de travail, et en rendant compte au conseiller municipal des questions relatives au rendement, des tendances observées et des recommandations formulées;
• formulant des recommandations au conseiller municipal en ce qui a trait aux exigences de dotation, à la capacité du bureau et aux besoins en matière de planification des ressources;
  menant des missions spéciales à la demande du conseiller municipal.

2. Favoriser le soutien administratif et l’appui offert aux électeurs du bureau du conseiller municipal en :

• fournissant des conseils opérationnels au conseiller municipal sur les questions relatives au quartier, à l'ensemble de la ville, à la législation, aux politiques, aux électeurs du quartier, aux parties prenantes, à la communication, au personnel et à la gestion du bureau;
• supervisant et assumant la responsabilité des dossiers complexes, sensibles, très médiatisés ou politiquement importants concernant les électeurs, notamment en définissant les stratégies d'intervention, les niveaux de remontée hiérarchique nécessaires, l'implication des parties prenantes et la mise en conformité avec les orientations du conseiller municipal;
• faisant preuve de discernement pour déterminer les réponses appropriées, les procédures liées au recours hiérarchique ou l’aiguillage vers d'autres services concernant les questions soulevées par les électeurs;
• veillant à ce que le Bureau du conseiller respecte les protocoles, politiques, procédures, contrôles financiers, exigences en matière de gestion de l'information et autres exigences applicables du Conseil régissant le fonctionnement du bureau d'un élu;
• fournissant au personnel municipal, au public, aux parties prenantes communautaires, aux médias et aux autres parties intéressées des conseils, des explications et de l’information sur la position du conseiller municipal sur des questions importantes, conformément aux instructions du conseiller;
• veillant à ce que les dossiers relatifs aux électeurs, la correspondance et les systèmes de suivi soient tenus à jour, et à ce que les demandes et les engagements soient traités en temps opportun par le personnel municipal;
• supervisant la gestion et le suivi du budget des services de quartier du conseiller municipal, en veillant au respect de la politique du Conseil en matière de dépenses et des contrôles financiers applicables, en conseillant le conseiller
  municipal sur les contraintes budgétaires et les besoins en ressources, et en approuvant les dépenses dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (SUITE)

3. Apporter son soutien aux fonctions législatives du bureau du conseiller en :

• assurant un examen de haut niveau, en donnant des orientations et en fournissant des conseils sur les questions relatives au Conseil, aux comités, aux conseils locaux, ainsi qu'aux aspects législatifs, stratégiques et institutionnels, notamment en évaluant les répercussions, occasions et risques majeurs, et en recommandant des stratégies ou des mesures au conseiller municipal;
• veillant à ce que le conseiller soit prêt pour les réunions du Conseil, des comités et d'autres instances en supervisant la préparation des documents d'information, des éléments de contexte et des notes d'intervention;
• dirigeant ou supervisant l'élaboration des motions, des demandes d'information, des modifications et de la correspondance y afférente, en veillant à leur exactitude, à leur cohérence stratégique et à leur préparation aux fins d’examen et d’approbation par le conseiller municipal;
• représentant le conseiller municipal, en vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués, lors de réunions et de discussions de haut niveau avec le Bureau du maire, les membres du Conseil municipal, les hauts responsables de la Ville, les organismes communautaires, les associations et d’autres parties prenantes, et en faisant valoir les objectifs et les positions définis par le conseiller municipal.

4. Apporter son appui aux fonctions de consultation publique et de sensibilisation communautaire du Bureau du conseiller municipal, soit :

• représenter le conseiller municipal lors des réunions avec le personnel municipal, les électeurs, les organismes communautaires et les associations et lors d’événements spéciaux, et faire connaître la position du conseiller municipal afin de susciter la compréhension et le soutien;
• assister et participer activement aux réunions des associations communautaires et aux événements connexes afin de se tenir informé des enjeux et des priorités locales;
• préparer et coordonner les documents de présentation, les notes d'information et les discours pour le conseiller municipal;
• diriger l'élaboration, la mise en oeuvre et le suivi continu de la stratégie de communication et de consultation du public du conseiller municipal, en collaboration avec ce dernier, et veiller à ce que les documents et activités de communication soient conformes à la stratégie approuvée;
• rédiger des communications écrites, notamment des articles, des chroniques et des infolettres, et coordonner leur impression et leur diffusion;
• organiser, coordonner et promouvoir les réunions communautaires, les événements et les initiatives de consultation publique, notamment en assurant la mise à disposition du matériel, des fournitures et des services nécessaires;
• établir et entretenir des partenariats efficaces avec les parties prenantes communautaires afin d'aborder les enjeux et préoccupations de la communauté et d’y répondre;
• mener les relations stratégiques avec les parties prenantes sur les questions importantes concernant le quartier et l'ensemble de la ville, notamment en mobilisant le soutien, en gérant les intérêts divergents et en offrant des suggestions au conseiller municipal sur les risques liés aux parties prenantes, les positions et les stratégies d'engagement.

5. Travailler conformément aux lois, aux politiques et aux procédures applicables en matière de santé et de sécurité ainsi qu’à toutes les autres lois, politiques et procédures applicables au travail.

6. Exécuter d’autres tâches liées aux fonctions énumérées ci-dessus.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Deux (2) années d’études dans un collège communautaire en administration publique, des affaires ou de bureau

Au moins cinq (5) ans d'expérience dans l'administration générale de bureau ou un domaine connexe

CONNAISSANCES

• Connaissance du mandat, des rôles et des responsabilités d'une grande organisation du secteur public
• Connaissance des principes et pratiques de la gestion de bureau
• Compréhension des structures organisationnelles et des cadres de gouvernance au sein d'une organisation complexe
• Connaissance des systèmes de gestion financière et de paiement utilisés pour faciliter la gestion budgétaire et les transactions (par exemple, les systèmes de gestion intégrée d'entreprise)
• Connaissance des politiques, procédures et contrôles financiers, administratifs et d'entreprise
• Expérience dans le domaine des systèmes informatiques d'entreprise et des outils numériques, notamment les logiciels de bureautique et les systèmes d'entreprise
• Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, notamment des droits et des devoirs des travailleuses et des travailleurs

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Communication efficace avec les parties prenantes
• Réalisation de recherches, collecte et analyse de données, et préparation de rapports concis
• Maîtrise des applications informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, le système de gestion des documents électroniques et d'autres logiciels qu'utilise normalement la Ville
• Maintien d’un niveau élevé de confidentialité
• Capacité à travailler dans une atmosphère politique
• Esprit d’initiative, tact, discrétion, fiabilité et discernement

Comportements essentiels
Les comportements essentiels définissent les attentes de la Ville en ce qui concerne les comportements dont les membres du personnel doivent faire preuve dans l’exercice de leurs fonctions. Ils reflètent la culture et les valeurs de la Ville et guident toutes ses activités présentes et futures. Chaque membre du personnel est encouragé à apprendre, à incarner et à manifester ces comportements essentiels.
Passez en revue les comportements essentiels.