Adjoint de conseiller II

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Vous avez la responsabilité de diriger et de coordonner la gestion quotidienne des dossiers des électeurs, les recherches législatives et politiques, la gestion des horaires et les processus administratifs, la communication ainsi que les activités d'engagement communautaire pour le bureau d'un conseiller municipal. Vous travaillez en faisant preuve d’une grande autonomie et d’un bon jugement, dans le respect des orientations du conseiller municipal et des priorités définies par le bureau, et vous signalez les situations présentant un risque important en matière de politique, de réputation, de politique générale, de finances ou d'opérations.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Assurer le soutien administratif et l’appui offert aux électeurs du bureau du conseiller municipal en :

• • gérant et coordonnant les demandes, les préoccupations et les réclamations des administrés, y compris les dossiers complexes ou délicats; déterminant les mesures opérationnelles de suivi appropriées; et en transmettant les dossiers à haut risque, très médiatisés ou ayant une importance politique au conseiller municipal ou à son adjointe ou adjoint III;
  • communiquant les informations approuvées et la position officielle du conseiller municipal au personnel municipal, aux résidents, aux Intervenants communautaires et aux médias, conformément aux autorisations reçues, et en transmettant au conseiller municipal ou à son adjointe ou adjoint III les questions nécessitant de nouvelles orientations ou une interprétation approfondie;
  • veillant à ce que les demandes et les requêtes émanant du bureau du conseiller municipal soient traitées par le personnel municipal et fassent l'objet d'un suivi dans les meilleurs délais;
  • gérant la base de données et les systèmes de suivi du bureau du conseiller municipal, en consignant les interactions avec les électeurs et en fournissant régulièrement des rapports de situation au conseiller municipal;
  • tenant et établissant les registres financiers, ainsi qu'en commandant les fournitures et le matériel de bureau conformément à la Politique sur les dépenses du Conseil;
  • assurant le suivi du budget alloué aux services à la circonscription du bureau du conseiller conformément à la Politique sur les dépenses du Conseil, y compris l'approbation des dépenses lorsque cette compétence lui est déléguée;
  • supervisant les processus de gestion de l'agenda et des invitations du conseiller municipal, en résolvant les conflits d'horaires courants, en définissant les exigences en matière de planification et en assurant la coordination avec le personnel administratif afin de garantir la disponibilité des informations et des documents;
  • coordonnant et préparant les documents d'information, les contextes de référence, les synthèses sur les enjeux et les projets de lignes directrices pour les interventions, en veillant à ce que ces documents soient complets, remis en temps voulu et adaptés aux besoins identifiés pour la réunion;
  • menant des missions spéciales à la demande du conseiller municipal.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (SUITE)

2. Apporter son soutien aux fonctions législatives du bureau du conseiller en :

• • assurant le suivi des recommandations des comités permanents et des décisions du Conseil municipal concernant les questions qui intéressent le conseiller municipal et ses électeurs;
  • examinant et analysant les ordres du jour et les rapports pour le Conseil, les comités et les conseils locaux afin d'identifier les répercussions, les risques et les possibilités concernant le conseiller municipal et son quartier;
  • analysant les questions législatives, stratégiques et municipales, en proposant des mesures opérationnelles et en mettant en oeuvre les actions approuvées dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués;
  • menant des recherches et des analyses sur des questions stratégiques, des initiatives de directions générales et des questions opérationnelles afin de favoriser une prise de décision éclairée;
  • effectuant des recherches et rédigeant des motions, des demandes d'information, des modifications et des pièces justificatives destinées à être examinées et approuvées par le conseiller municipal ou son adjointe ou adjoint III;
  • coordonnant et entretenant des relations opérationnelles avec le Bureau du maire, les membres du Conseil et leur personnel, les directions générales de la Ville et les cadres supérieurs de la Ville concernant les initiatives municipales, les questions opérationnelles et les dossiers relatifs au quartier, et porter à l'attention des instances supérieures les questions nécessitant une représentation de haut niveau, un plaidoyer ou une orientation stratégique.

       3. Apporter son appui aux fonctions de consultation publique et de sensibilisation communautaire du bureau du conseiller municipal en :

• • assistant à des réunions publiques au nom du conseiller municipal ou en sa compagnie;
  • préparant et coordonnant les documents généraux de présentation et les discours du conseiller municipal;
  • organisant et en faisant la promotion des réunions et événements communautaires, et en menant des campagnes de consultation publique;
  • planifiant l'achat de fournitures et en coordonnant les services spécialisés nécessaires à l'organisation des réunions et des événements;
  • dirigeant la coordination quotidienne avec les intervenants communautaires en vue d'identifier les problèmes, de faciliter le suivi et de soutenir les initiatives communautaires approuvées, tout en remontant les questions nécessitant un plaidoyer, une négociation ou une représentation politique de haut niveau;
  • rédigeant des articles, des chroniques et des infolettres, y compris en coordonnant l'impression et la diffusion, selon les besoins;
  • gérant et assurant le suivi des réseaux sociaux et de la présence en ligne du conseiller municipal, notamment en élaborant du contenu et en produisant des vidéos, des photos et des graphiques;
  • préparant des plaques et des lettres de félicitations pour des événements particuliers.

       4. Travailler conformément aux lois, aux politiques et aux procédures applicables en matière de santé et de sécurité ainsi qu’à toutes les autres lois, politiques et procédures applicables au travail.

       5. Exécuter d’autres tâches connexes liées aux fonctions énumérées ci-dessus.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Deux (2) années d’études dans un collège communautaire en administration des affaires/de bureau.

Au moins trois (3) ans d'expérience dans l'administration générale de bureau, le service à la clientèle ou un domaine connexe

CONNAISSANCES

• Connaissance du mandat, des rôles et des responsabilités d'une grande organisation du secteur public
• Principes et pratiques de la gestion de bureau
• Compréhension des structures organisationnelles et des cadres de gouvernance au sein d'une organisation complexe
• Connaissance des procédures de tenue et de classement des dossiers et des procédures administratives générales
• Pratiques de gestion des bases de données et des documents
• Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, notamment des droits et des devoirs des travailleuses et des travailleurs

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Capacité à communiquer efficacement avec les parties prenantes
• Maîtrise des applications informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, le système de gestion des documents électroniques et d'autres logiciels qu'utilise normalement la Ville
• Capacité de maintenir un niveau élevé de confidentialité
• Capacité à travailler dans une atmosphère politique
• Esprit d’initiative, tact, discrétion, fiabilité et discernement
• Savoir travailler en toute autonomie et entrer en rapport avec les gestionnaires, les professionnels, le personnel politique et les autres membres du personnel, à l’interne et à l’externe, tous niveaux confondus

Comportements essentiels
Les comportements essentiels définissent les attentes de la Ville en ce qui concerne les comportements dont les membres du personnel doivent faire preuve dans l’exercice de leurs fonctions. Ils reflètent la culture et les valeurs de la Ville et guident toutes nos activités présentes et futures. Chaque membre du personnel est encouragée ou encouragé à apprendre, à incarner et à manifester ces comportements essentiels.
Passez en revue les comportements essentiels