Adjoint de conseiller - Adjoint à la circonscription et aux opérations

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’adjoint à la circonscription et aux opérations est le pivot organisationnel du bureau de quartier. Il est responsable de veiller au bon déroulement des opérations et au soutien des résidents. Ce rôle combine la coordination administrative, les services de première ligne et le soutien logistique afin d’aider notre petite équipe de quatre (4) personnes à demeurer réactive et concentrée. Le titulaire sera le premier point de contact pour le public et assurera une présence essentielle au bureau, en veillant à ce que chaque détail soit pris en charge, des invitations au calendrier aux affiches des événements.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS

1. Soutien à la gestion du calendrier et de l’emploi du temps

• Gérer et coordonner l’établissement des horaires, y compris l’emploi du temps du conseiller, les invitations aux événements et la logistique des réunions.
• Contrôler la disponibilité du personnel et signaler les conflits.
• Préparer les résumés des calendriers quotidiens et hebdomadaires.
• Réserver des chambres et gérer les changements de dernière minute.

2. Services aux résidents et triage des dossiers

• Servir de premier point de contact pour les courriels et les appels du public.
• Consigner les préoccupations des résidents et les transmettre au personnel concerné à des fins de suivi.
• Rédiger les réponses initiales et assurer le suivi des points en suspens.

3. Opérations de bureau

• Assurer une présence régulière au bureau pendant les heures d’ouverture.
• Gérer les fournitures de bureau, les impressions, les demandes de certificats, les livraisons et les communications par téléphone et par courriel.

4. Soutien aux événements et présence dans la communauté

• Soutenir la logistique de l’événement, y compris l’installation, la production d’affiches, les invitations à l’événement et les confirmations de présence, ainsi que le démontage.
• Assister ou représenter le bureau lors d’événements communautaires, au besoin.
• Travailler avec l’équipe du bureau pour créer du contenu destiné aux médias sociaux.

5. Soutien administratif et aux communications

• Contribuer au suivi des demandes de commandite et de dons.
• Contribuer à la création et à la mise en page de bulletins d’information ou de mises à jour par courriel de masse. 

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, journalisme, communication, anglais ou dans un domaine connexe. 
Une expérience dans une fonction politique est considérée comme un atout. 

CONNAISSANCES

• Connaissance des plateformes de médias sociaux et de la création de contenu visuel (p. ex. Canva)
• Expérience et connaissance des outils de mise en page des bulletins d’information ou des plateformes d’envoi de courriel de masse (par exemple, Mailchimp, Constant Contact ou NationBuilder)
• Connaissance de Microsoft Office
• Intérêt ou expérience en matière d’administration municipale et de fonction publique

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Excellent sens de l’organisation et souci du détail
• Excellentes compétences en communication écrite et bon jugement
• Bilingue 
• Capacité à travailler dans un milieu où le rythme de travail est rapide et le volume important
• Professionnalisme, discrétion et diplomatie, et compréhension des questions municipales et de la gouvernance 
• Volonté de travailler selon un horaire flexible, y compris certains soirs et fins de semaine
• Un permis de conduire de classe « G » valide et sans restriction en Ontario (ou l'équivalent provincial)