Adjoint de conseiller (coordonnateur, Politiques et recherche)

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’adjoint ou l’adjointe du conseiller ou de la conseillère, Politiques et recherche, est chargé de gérer et d’assurer un large éventail de services et de processus stratégiques, politiques et opérationnels pour appuyer le conseiller ou la conseillère dans la réalisation de son programme, notamment la gestion stratégique des questions, l’analyse et l’élaboration des politiques, les relations politiques internes et externes et la gestion de projets. 

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS

• Veiller, s’il y a lieu, à ce que le conseiller ou la conseillère dispose des documents d’information nécessaires en vue des réunions du Conseil, des comités ou autres. 
  • S’entretenir avec le conseiller ou la conseillère pour examiner les initiatives stratégiques et les nouvelles questions.  
  • Prendre connaissance de la correspondance et des documents dès réception et les faire suivre au personnel compétent de la Ville pour obtenir ses commentaires et son avis. Faire un suivi auprès du personnel au sujet de l’état de la correspondance qui lui a été transmise pour accélérer la présentation des commentaires requis. 
  • Faire le point avec le personnel de la Ville sur l’avancement de l’élaboration des politiques et accélérer l’obtention des documents, au besoin. 
  • Prendre connaissance des documents dès réception, porter à l’attention du conseiller ou de la conseillère les éléments importants, puis faire un suivi avec le personnel selon les directives du conseiller ou de la conseillère.  
• Traiter, s’il y a lieu, la correspondance adressée au conseiller ou à la conseillère, ce qui suppose de lire régulièrement des courriels, des lettres et toute autre forme de correspondance de résidents et d’autres sources. Répondre rapidement et avec justesse et pertinence aux questions sur les programmes et politiques de la Ville ou sur les activités du Conseil et de ses comités.  
• Assurer, s’il y a lieu, le soutien des communications auprès du conseiller ou de la conseillère, notamment jouer le rôle de personne-ressource du conseiller ou de la conseillère auprès des médias d’information, du grand public et des résidents; fournir les renseignements généraux sur les initiatives et les questions du quartier du conseiller ou de la conseillère et de l’ensemble de la Ville et coordonner les réunions pour le conseiller ou la conseillère; rédiger, aux fins d’examen et d’approbation par le conseiller ou la conseillère, les discours, les infolettres pour les résidents, ainsi que les articles, chroniques et lettres à l’intention des rédacteurs des médias imprimés locaux et généraux; mettre à jour la page Web et les messages du conseiller ou de la conseillère sur les médias sociaux. 
• Surveiller et tenir, s’il y a lieu, les dossiers portant sur les recommandations des comités et les décisions du Conseil concernant des questions d’intérêt pour le conseiller ou la conseillère et les résidents.  
• Examiner et analyser, s’il y a lieu, les ordres du jour des réunions du Conseil, des comités, des groupes de travail, des organismes et des commissions; déterminer les questions qui auront une incidence sur le conseiller ou la conseillère et les résidents; recommander et prendre les mesures qui s’imposent. 

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS CONTINUER

• Effectuer, s’il y a lieu, des recherches et des analyses pour le conseiller ou la conseillère sur des questions stratégiques et des initiatives des directions générales, et notamment formuler à son intention des recommandations sur le contenu et la pertinence des rapports préparés par le personnel de la Ville; faire des recherches sur des initiatives; participer à la formulation de politiques à recommander aux comités du Conseil, aux groupes de travail, aux commissions et aux organismes concernés. 
• Assurer, s’il y a lieu, la liaison entre le conseiller ou la conseillère et le maire ou la mairesse, les autres membres du Conseil et leurs employés, ainsi que le directeur municipal ou la directrice municipale, les directeurs généraux, les directeurs, les gestionnaires et les autres employés de la Ville en ce qui a trait aux initiatives municipales, aux questions opérationnelles et aux questions touchant le conseiller ou la conseillère et les résidents. Assurer, s’il y a lieu, la liaison avec d’autres conseillers ou des fonctionnaires à propos de dossiers importants. 
• Lire, s’il y a lieu, la correspondance importante du conseiller ou de la conseillère, donner des conseils sur les mesures à prendre ou déterminer la marche à suivre le cas échéant, et préparer au besoin les réponses à faire signer au conseiller ou à la conseillère. Aider, s’il y a lieu, le conseiller ou la conseillère à résoudre les problèmes qui nécessitent son attention. Préparer, s’il y a lieu, des réponses ou en déléguer la préparation aux employés compétents, au besoin, et les signer au nom du conseiller ou de la conseillère selon les pouvoirs délégués en ce sens. 
• Organiser, s’il y a lieu, des assemblées publiques, des réunions avec les résidents et d’autres événements communautaires et accompagner le conseiller ou la conseillère au besoin. Participer à des événements en l’absence du conseiller ou de la conseillère et lui en faire un compte rendu par la suite. 
• Fournir, s’il y a lieu, des services de soutien administratif généraux au conseiller ou à la conseillère, au besoin. 

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’études postsecondaires. 

Diplôme d’études universitaires en administration des affaires, en administration publique, en journalisme, en communication, en études anglaises ou dans un programme connexe. 

Au moins cinq années d’expérience de la prestation de services administratifs, de préférence au niveau de la haute direction, y compris de la prestation de services de communications. Expérience de la prestation de services de soutien à un représentant élu ou à une représentante élue (un atout). 

CONNAISSANCES

• Connaissance du mandat, de la structure et du protocole du Conseil et de ses comités. 
• Connaissance de la situation démographique du quartier du conseiller ou de la conseillère, des initiatives en cours et des enjeux actuels du quartier. 
• Connaissance des moyens de communication efficaces, comme les bulletins d’information, les journaux et les médias sociaux. 
• Connaissance des initiatives et questions stratégiques traitées par les comités que préside le conseiller ou la conseillère ou dont il ou elle est membre. 
• Connaissance suffisante des structures de la Ville pour recueillir de l’information et de la documentation stratégiques dans le cadre de la rédaction de l’ordre du jour des réunions des comités. 
• Connaissance de la structure administrative de la Ville. 
• Connaissance des services et des politiques de la Ville.  
• Connaissance de Microsoft Office. 
• Connaissance des protocoles, systèmes et procédures de bureau. 
• Connaissance des politiques, protocoles et procédures que doivent suivre un conseiller ou une conseillère et son bureau. 

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Capacité d’expliquer les positions stratégiques sur des questions de nature complexe et controversée. 
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication. 
• Solides compétences en rédaction.
• Capacité de communiquer efficacement l’information lors de présentations orales et dans du contenu écrit, du matériel promotionnel et des rapports. 
• Sens de l’initiative avéré ne nécessitant qu’un encadrement général. 
• Souci du détail. 
• Capacité de travailler efficacement, individuellement ou en équipe.