Adjoint de conseiller, coordonnateur des finances et de l'administration
No de demande : 19893
Direction générale : Ottawa
Service : Conseil municipal
Direction : Représentants élus
Type d’emploi : 1 Poste temporaire à temps partiel (Jusqu’à 1 an)
Heures de travail : Jusqu'à 24 heures par semaine
Affiliation : Non de l'Union/Non MGA
Information sur le salaire : selon l’expérience; salaire concurrentiel et excellent régime d’avantages sociaux.
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien
Date limite des candidatures : 2025-11-25
Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L’adjoint du conseiller (coordonnateur des finances et de l’administration) fournit un soutien administratif et financier essentiel au Bureau du conseiller. Ce poste à temps partiel veille à la coordination du bureau, aux suivis budgétaires, à la planification d’activités, à l’établissement du calendrier, au bon déroulement des activités quotidiennes et à une solide gestion financière respectant les protocoles de la Ville.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
Coordination financière et administrative
- Préparer et maintenir à jour des dossiers financiers, y compris le suivi des dépenses, le traitement des factures et le rapprochement des transactions, conformément à la Politique sur les dépenses du Conseil.
- Soutenir la planification, les prévisions et les rapports budgétaires, en veillant au respect des lois fiscales et à la transparence.
- Organiser et maintenir à jour des systèmes de classification électronique et physique, afin d’assurer un accès efficace aux renseignements.
- Mettre en place des procédures de bureau visant à favoriser l’examen et la préparation à temps de la correspondance et des rapports.
- Prévoir et coordonner les réunions, les activités communautaires et les participations publiques du conseiller en veillant à optimiser son emploi du temps.
- Gérer la logistique des activités, y compris la réservation des installations, la gestion des services de traiteur et des invitations, et la préparation du matériel.
- Classer et distribuer les lettres et la correspondance; effectuer de la saisie de données, des photocopies, de la numérisation et du formatage de document.
- Organiser les déplacements et faire le rapprochement des dépenses connexes, s’il y a lieu.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme d’études postsecondaires souhaitable, mais non obligatoire.
Au moins deux (2) ans d’expérience pertinente dans le domaine administratif.
Expérience manifeste en gestion de budgets, en établissement de calendrier et en coordination d’activités.
CONNAISSANCES
- Connaissances en gestion de budget et des suivis financiers.
- Solides compétences organisationnelles, en établissement de calendriers et en planification d’activités.
- Familiarité avec la structure de l’administration municipale et les protocoles du Conseil [recherche des besoins].
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Capacité à gérer les renseignements confidentiels avec discrétion.
- Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles, la communication et la résolution de problèmes.
- Souci du détail et capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision.
COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Rigueur sur le plan administratif et financier
- Gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
- Collaboration et communication
- Initiative et fiabilité
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR
- Exigences linguistiques : Connaissance de l’anglais parlé, lu et écrit requis.
- Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
- Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.
La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca.