Adjoint de conseiller, Assistant de direction
No de demande : 19957
Direction générale : Ottawa
Service : Conseil municipal
Direction : Représentants élus
Type d’emploi : 1 Poste temporaire à temps plein (Jusqu’au 14 novembre, 2026)
Heures de travail : 35 heures par semaine
Affiliation : Non de l'Union/Non MGA
Information sur le salaire : Le salaire est établi en fonction des études et de l’expérience.
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien
Date limite des candidatures : 2025-12-02
Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L’adjointe ou l’adjoint de direction est responsable de gérer l’ensemble des fonctions administratives, opérationnelles et de communication du bureau du conseiller. La ou le titulaire de ce poste apporte un soutien stratégique et confidentiel au conseiller pour faire progresser les priorités politiques, coordonner le personnel et veiller à offrir un service efficace et professionnel aux résidents.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
- Gérer les activités quotidiennes du bureau du conseiller, y compris l’établissement des horaires, le suivi du budget et la gestion du flux de travail;
- Superviser et coordonner le travail du personnel et des bénévoles, en fixant des priorités et en veillant à ce que les délais soient respectés;
- Agir à titre de responsable de la liaison entre le conseiller, les résidents, le personnel de la Ville, les associations communautaires et les partenaires extérieurs;
- Rédiger et réviser la correspondance, les rapports, les allocutions et les documents d’information;
- Effectuer des recherches et préparer des résumés d’information pour soutenir les travaux du Conseil et des comités;
- Gérer les dossiers des résidents et veiller à ce que les demandes de renseignements soient traitées dans les délais impartis;
- Superviser les activités de communication, notamment les bulletins d’information, les demandes des médias et la consultation du public;
- Contribuer à l’organisation d’événements communautaires, de consultations publiques et d’initiatives de sensibilisation;
- Veiller au respect des politiques administratives, des lignes directrices financières et des normes de gestion de l’information de la Ville d’Ottawa.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme universitaire en science politique, administration publique, commerce, communication ou dans une discipline connexe;
Au moins trois (3) années d’expérience à responsabilités croissantes dans le domaine du soutien administratif à la direction, de préférence dans un environnement politique ou gouvernemental;
Une expérience en matière de supervision ou de gestion est considérée comme un atout majeur
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Bonne compréhension de la gouvernance municipale et des procédures relatives au Conseil municipal et aux comités;
- Compétences exceptionnelles en matière de rédaction et de communication;
- Solides capacités en matière d’organisation et de leadership, avec une expérience avérée de la gestion de priorités concurrentes;
- Discrétion, jugement et acuité politique lorsqu’il s’agit de traiter des questions confidentielles ou sensibles;
- Maîtrise de Microsoft Office et des plateformes de communication numérique;
- Le bilinguisme (anglais et français) est un atout, mais n’est pas obligatoire.
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR
- Exigences linguistiques : Connaissance de l’anglais parlé, lu et écrit requis.
- Exigences relatives au permis de conduire : Posséder un permis de conduire valide de l’Ontario de catégorie G sans restriction (ou un permis équivalent délivré par une autre province) comportant un maximum de six points d’inaptitude.
- Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
- Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.
La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca.