Adjoint administratif principal, DM

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Il fournit une vaste gamme de services de soutien administratif confidentiels à l’appui du travail du directeur municipal.

Le titulaire agit comme point de contact principal entre les directions générales clientes, les gestionnaires principaux, les principales personnes-ressources externes et les membres du Conseil municipal en donnant une première réponse aux demandes de renseignements courantes et en réacheminant les demandes plus complexes, le cas échéant. Le titulaire a comme tâches et responsabilités la réalisation de recherches et la collecte d’information et de données à l’appui des projets de la direction ou en réponse aux demandes de renseignements des directions générales; la préparation et la révision de rapports; la mise sur pied et la tenue à jour de bases de données et de dossiers sur les projets ainsi que la coordination des processus administratifs.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme couronnant  3 années d’études dans un collège communautaire en administration des affaires, en organisation du travail de bureau, ou dans un domaine connexe.

Au moins 5 années d’expérience comme commis ou adjoint administratif.

CONNAISSANCES

• Dispositions des règlements et des lois touchant la Direction.
• Buts, objectifs, politiques et procédures de la Direction.
• Procédures opérationnelles et administratives internes et personnes-ressources des divers services de la Ville d’Ottawa.
• Connaissance générale des dispositions de la LAIMPVP.
• Principes et pratiques de gestion d’un bureau.
• Pratiques de tenue et de classement des dossiers et procédures générales de bureau.
• Pratiques de gestion des bases de données et des dossiers. 
• Techniques de vérification d’information et techniques de base de l’analyse statistique.
• Applications, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, système de gestion des documents électroniques et autres logiciels qu’utilise normalement la Ville.
• Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, ce qui comprend les droits et obligations des travailleurs.
• Une connaissance générale des systèmes de la paye et financiers de la Ville d’Ottawa ainsi que des politiques, des pratiques, des fonctions, des systèmes et des procédures de la Direction sera considérée comme un atout."

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Aptitude à travailler de manière autonome, ainsi qu’à faire preuve de souplesse et à coopérer au sein d’une équipe.
• Avoir un très bon sens de l’organisation et d’excellentes compétences en gestion du temps permettant de travailler sous pression afin de respecter les échéances serrées, d’établir les priorités, de résoudre les problèmes graves et d’exécuter des tâches qui se présentent parfois à l’improviste ou simultanément.
• Faire preuve d’une grande minutie et de précision pour la tenue de dossiers; être en mesure de rapprocher des comptes dans un tableur et de produire des rapports statistiques.
• Aptitude à effectuer des recherches de base afin d’analyser et de résoudre les problèmes, de répondre aux besoins en information de la direction et du personnel et de faciliter la mise en œuvre des projets.
• Avoir le souci du service à la clientèle : communiquer avec efficacité et tact, par écrit et de vive voix, avec des clients de tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation.
• Recueillir, organiser et résumer des données et de l’information de façon exacte et efficace, en appliquant les politiques et les procédures.
• Faire preuve d’une grande efficacité quant au traitement des questions de nature délicate.
• Faire preuve d’initiative et être en mesure de fixer ses propres priorités de travail.
• Faire preuve de jugement, de tact et d’une grande discrétion.
• Interpréter et expliquer les règles, règlements et politiques.
• Faire preuve de discrétion et protéger la confidentialité de l’information.
• Prendre des décisions au sujet des problèmes courants et inhabituels.
• Intégrité, tact et jugement.