Adjoint administratif, Division de la Bibliothèque publique d'Ottawa

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) offre des services de bibliothèque et d’information accessibles et novateurs à l’échelle de la ville d’Ottawa, qui répondent aux besoins particuliers de diverses communautés, lesquels sont fournis par l’entremise d’une gamme de moyens, selon une approche axée sur le public.

Le titulaire est chargé d’assumer une vaste gamme de tâches administratives de nature complexe et confidentielle à l’appui de l’une des divisions de la Bibliothèque publique d’Ottawa, et de fournir d’autres services administratifs, au besoin.

Le titulaire effectue des recherches et recueille des documents et des données à l’appui des projets de la Division ou des demandes de renseignements de directions générales; génère et révise les rapports; crée et met à jour les bases de données et les dossiers liés aux projets; et coordonne les aspects administratifs des politiques et procédures de la Division. 

Il fait également office de point de contact pour les directions générales, en donnant une première réponse aux demandes de renseignements courantes et en réacheminant les demandes plus complexes, le cas échéant, et veille à ce que le gestionnaire de division reçoive les renseignements, le matériel, les recherches, etc., dont il a besoin pour représenter la Division aux réunions au sein de la BPO ou avec les personnes-ressources externes.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Certificat d’un collège communautaire obtenu au terme d’un  an en administration de bureau ou dans un domaine connexe.

Au moins 3 années d’expérience comme commis ou adjoint administratif.

CONNAISSANCES

• Dispositions pertinentes des règlements et lois touchant la Bibliothèque publique d’Ottawa;
• Mission, valeurs, buts, objectifs, politiques et procédures de la BPO; 
• Procédures opérationnelles et administratives internes et des divers services de la BPO ainsi que personnes-ressources pertinentes;
• Une connaissance générale des systèmes financiers ainsi que des politiques, pratiques, fonctions, procédures et systèmes administratifs de la Bibliothèque publique d’Ottawa sera considérée comme un atout;
• Principes et pratiques de la gestion d’un bureau;
• Tenue et classement des dossiers ainsi que procédures administratives générales;
• Pratiques utilisées pour la gestion des bases de données et des dossiers;
• Techniques de la vérification d’information et techniques de base de l’analyse statistique;
• Applications micro-informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SAP, Markview et autres logiciels standard municipaux, au besoin;
• Lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et obligations des travailleurs.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Travailler de façon autonome et faire preuve de flexibilité et de collaboration au sein de l’équipe;
• Appliquer les dispositions des conventions collectives qui se rapportent aux opérations des employés;
• Avoir un très bon sens de l’organisation et d’excellentes compétences et techniques en gestion du temps permettant de travailler sous pression afin de respecter les échéances serrées, d’établir les priorités, de résoudre les problèmes graves et d’exécuter des tâches qui se présentent parfois à l’improviste ou simultanément;
• Faire preuve d’une grande minutie et de précision dans la tenue des dossiers : capacité de créer des tableurs équilibrés et de produire des rapports statistiques;
• Effectuer des recherches générales pour enquêter sur des problèmes et les régler afin d’appuyer les besoins en information des gestionnaires et du personnel, de même que la mise en œuvre des projets;
• Avoir le souci du service à la clientèle : communiquer avec efficacité et tact, par écrit et de vive voix, avec des clients de tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation;
• Recueillir, organiser et résumer des données et de l’information avec précision et de façon efficace, en mettant en œuvre les politiques et les procédures;
• Faire preuve d’une grande efficacité quant au traitement des questions de nature délicate;
• Faire preuve d’initiative et de jugement, et établir des priorités pour son propre travail;
• Interpréter et expliquer les règles, règlements et politiques;
• Faire preuve de discrétion et respecter la nature confidentielle de l’information;
• Prendre des décisions au sujet des problèmes courants et inhabituels.
• Intégrité, tact et jugement.