représentant(e) chargé(e) de la vérification des antécédents

Reseingments sue le poste

Objectif général

Sous la responsabilité du superviseur, le/la représentant(e) de la vérification des antécédents traite, analyse et complète les demandes de vérification de dossiers pour tout candidat à la recherche d’opportunités d’emploi, de bénévolat, d’études ou pour d’autres raisons (par exemple, l’immigration) ainsi que pour d’autres services de police, et pour les résidents d’Ottawa par le biais de soumissions de demandes en ligne et/ou de candidats qui se présentent en personne.

• S’assurer que tous les renseignements concernant les demandes reçues sont complets et exacts avant d’analyser l’information sur les recherches dans les bases de données et ce qui est communiqué conformément aux lignes directrices LEARN (Law Enforcement Agencies Records Network), aux lignes directrices du CIPC, à la Loi sur le casier judiciaire, à la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, à la Loi sur la réforme de la vérification des dossiers de police, à la Loi sur les services à l’enfance et à la famille et à la législation sur l’accès à l’information, en vérifiant les dossiers locaux ainsi que les dossiers du CIPC, et en déterminant le plan d’action nécessaire.
• Responsable de la prise des empreintes digitales de tout candidat postulant à un emploi au sein du Service de police d’Ottawa ou postulant auprès d’un partenaire tiers, ainsi que de la prise des empreintes digitales des civils pour toutes les vérifications de dossiers.
• Soutenir de façon efficace le fonctionnement de la section de vérification des antécédents.
• Effectuer quotidiennement la réconciliation de la caisse.
   

Principales responsibilités

Assurer un niveau de service supérieur au public, aux agences externes et à toute autre section du Service de Police.

• Trier et appuyer les personnes se présentant au guichet de service pour des demandes de vérification de casier judiciaire et de prise d’empreintes digitales, en faisant preuve de professionnalisme pour maintenir la qualité du service et la confiance du public.
• Agir et chercher à résoudre les problèmes des clients.

Traitement, analyse et traitement des demandes de vérification des dossiers pour les organismes externes, notamment les organismes à but non lucratif et les autres services de police, ainsi que pour les résidents d’Ottawa, par le biais de demandes en ligne et/ou de demandes en personne.

• Traiter les demandes à l’aide du portail administratif en ligne, notamment en scannant et en joignant des documents, en interrogeant le système et en suivant le flux de travail du système.
• Effectuer des recherches Système de gestion des enregistrements (RMS) pour obtenir des informations croisées, comme les microfiches, à la demande d’autres services de police, et renvoyer les résultats une fois l’analyse terminée.
• Préparer les dossiers en vue de leur consultation par d’autres services de police ayant obtenu des résultats positifs lors de la vérification des casiers judiciaires locaux, en octroyant l’autorisation de divulguer des informations.
• Préparer une correspondance écrite avec les organismes extérieurs pour obtenir la confirmation de la présence d’un contact policier en dehors de la juridiction. Examiner les résultats pour déterminer si la communication est possible.
• Examiner les demandes de suspension de dossiers. Effectuer les recherches nécessaires dans le Système de gestion des enregistrements (RMS) et le CIPC et compléter le dossier de demande avec les résultats. Assurer la liaison avec les divers organismes du gouvernement fédéral en ce qui concerne la divulgation des casiers judiciaires, le pardon pour les infractions sexuelles et le relevé des suspensions.
• Examiner et compléter les demandes d’adoption/de garde non parentale, y compris la prise d’empreintes digitales des demandeurs, la soumission de demandes à la section de la liberté d’information pour obtenir des listes d’événements, et la préparation des résultats pour les demandeurs.
• Examiner les dossiers de demande de vérification des antécédents pour tous les recrutements du SPO (sélection des gendarmes, civils, bénévoles, étudiants) ainsi que pour les partenaires communautaires tiers (comme l’Université Carleton, OC Transpo) ; effectuer les recherches nécessaires dans le Système de gestion des enregistrements (RMS) et le CIPC ; préparer et soumettre les résultats finaux du dossier aux ressources humaines.
  Administrer le processus de vérification des antécédents en matière d’habilitation de sécurité des contractants. Effectuer les recherches nécessaires dans le Système de gestion des enregistrements (RMS) et le CIPC ; préparer les résultats, y compris l’approbation ou le refus de l’habilitation, pour les soumettre au commanditaire de l’entrepreneur.
  Maintenir la base de données de suivi du système d’habilitation de sécurité des contractants afin de garantir la mise à jour des informations relatives à l’habilitation de sécurité, veiller à ce que les périodes de conservation soient appliquées.
  
  
   

Principales responsibilités (suite)

• Assurer la liaison avec les agences externes et le public en ce qui concerne les demandes générales relatives à la divulgation d’informations sur le casier judiciaire.
• Répondre aux demandes d’information du public par téléphone et par courrier électronique ; communiquer les modalités de vérification du casier judiciaire et d’empreintes digitales, ainsi que la prise de rendez-vous.

S’assurer que toutes les informations reçues sont complètes et exactes et que les critères d’éligibilité du demandeur sont satisfaits, notamment en ce qui concerne la résidence, l’identification et le niveau approprié de vérification des dossiers requis.

• S’assurer que les demandes des personnes vulnérables et des bénévoles répondent aux critères d’éligibilité.
• Effectuer des recherches dans le Système de gestion des enregistrements (RMS), le casier judiciaire et le SFP (empreintes digitales) en utilisant des identifiants admissibles sur le Centre d’information de la police canadienne (CIPC).
• Suivre tous les actes législatifs applicables et les lignes directrices en matière de conservation, examiner et analyser les résultats concernant les accusations en suspens et/ou les informations éventuelles sur le casier judiciaire, sujet à divulgation dans l’exercice de toutes les fonctions.
• Analyser les critères de divulgation exceptionnels pour les dossiers de non-condamnation conformément aux exigences législatives.
• Compléter les demandes de vérification des dossiers en générant des résultats pour le demandeur et en mettant à jour le portail administratif.
• Communiquer avec les enquêteurs pour obtenir des éclaircissements et demander des mises à jour de rapports pour les enquêtes en cours afin d’évaluer si les informations peuvent être divulguées.
• Fournir une assistance et assurer une liaison permanente avec les membres du SPO en fournissant des conseils avisés sur les informations relatives à la vérification des dossiers et en assurant la liaison avec les services d’accueil dans l’ensemble du SPO en les informant des changements de procédure, des changements de formulaires, des heures d’ouverture, en traitant les problèmes et les questions concernant les vérifications des dossiers.
• Communiquer efficacement et professionnellement (à l’oral et à l’écrit) à tous les niveaux de l’organisation.
• Maintenir un haut niveau de confidentialité, de discrétion et de tact.

Responsable de la prise des empreintes digitales civiles pour les candidats à la vérification des dossiers et pour tout candidat dont la candidature est envisagée pour un emploi au sein du Service de police d’Ottawa.

• Rédiger des lettres demandant aux individus de se présenter pour la prise d’empreintes digitales en cas d’accusations et/ou de condamnations pénales en suspens ; prendre les empreintes digitales de ces personnes lorsqu’elles se présentent au SPO.
• Obligation de prendre les empreintes digitales des clients qui répondent aux critères du secteur vulnérable/ayant un casier judiciaire, ainsi que lors de l’embauche par groupe (c.-à-d. le programme YIPI).
• Assurer la couverture, par rotation, des deux horaires de travail pour le service à l’accueil et la salle de prise d’empreintes digitales.
   

Principales responsibilités (suite)

Appuyer de façon efficace le fonctionnement de la section chargée de l’apurement des antécédents :

• Réceptionner, dater, émarger et classer la correspondance par ordre de priorité.
• Gérer et répondre quotidiennement aux courriers électroniques du public.
• Gérer de façon quotidienne l’outil de prise de rendez-vous en ligne.
• Accepter et traiter les transactions de paiement à l’aide des caisses enregistreuses autorisées par la Ville d’Ottawa et des appareils de Moneris mis à disposition.
• Réconciliation de l’argent collecté à la réception ; préparation des bilans quotidiens et hebdomadaires du système de point de vente de la ville d’Ottawa à l’aide de feuilles de calcul Microsoft Excel.
• Préparer le dépôt hebdomadaire de l’argent collecté et l’envoyer par la Brink’s au service des finances de la ville d’Ottawa.
• Expert en la matière concernant le portail administratif et l’application Web « Rogue Data », responsable de tous les tests de mise à niveau de l’application, y compris l’élaboration de plans de test et la résolution des problèmes. Responsable des tests de mise à niveau du RMS afin de garantir une fonctionnalité stable entre les deux applications.
• Assurer la liaison avec le fournisseur et résoudre les problèmes liés à la demande d’informations de base en ligne.
• Responsable de la formation et de la familiarisation de tous les nouveaux membres de la section, aux outils RMS, logiciels d’entreprise, CIPC, Q-matic, outils de balayage, la demande d’antécédents en ligne, et à la formation à la prise d’empreintes digitales dans le cadre du contrôle civil, conformément aux procédures opérationnelles standard et au plan de formation de la section.
• Mettre à jour/modifier les supports de formation de manière ad hoc pour assurer la compatibilité par session de formation.
• Former les Commissionnaires de Sécurité affectés au Bureau de Gestion des Dossiers.
• Assurer la liaison et participer à des séances d’échange d’informations avec les organisations communautaires et les agences externes.
• Recommander des améliorations et des mises à jour des processus de l’entreprise.
• Communiquer avec la Ville d’Ottawa et le service des communications en ce qui a trait à la mise à jour des formulaires et du site Web.
   

Énoncé des compétences requises

éducation 

• Études secondaires de niveau 12 ou l’équivalent, et un an d’études postsecondaires pertinentes ou de formation en cours d’emploi.
• Une combinaison d’expérience et de formation formelle peut se substituer aux exigences de scolarité prescrites.

Expérience

Un (1) à deux (2) ans d’expérience pertinente, notamment :

• Expérience de l’utilisation d’un système informatique pour la saisie de données ainsi que la vérification, l’interrogation et l’évaluation de données.
• Expérience de travail avec MS Excel ou un tableur comparable au niveau intermédiaire.
• Expérience du travail dans un environnement rapide, multitâche, avec un volume élevé, nécessitant une attention particulière aux détails tout en maintenant la précision.
• Expérience du travail en contact direct avec le public dans un environnement de service à la clientèle, avec une pression constante pour traiter un grand nombre de demandes en respectant les normes de service tout en limitant les ralentissements de service et en procédant au triage dans un environnement d’équipe afin de servir efficacement les clients de manière rapide et professionnelle.
   

Langues

• Anglais — maîtrise de la langue parlée, de la lecture et de l’écriture.

Accréditations/Permis

• Sans objet

Formation en cours d'emploi

Une formation aux logiciels utilisés sera dispensée si nécessaire :
Système « Query » de gestion des enregistrements du Système de gestion des enregistrements (RMS) /Browse, CPIC, QCNI, et autres formations logicielles pertinentes. 
Portail de candidature et d’administration en ligne.
Portail de paiement de la Ville d’Ottawa.
Système de suivi interne pour les RH et de la base de données des entrepreneurs.
Système d’application en ligne pour les demandes de vérification des dossiers.
QMATIC —Système de kiosque pour mise en file d’attente des billets. 
 
Une formation sera dispensée concernant les lois, lignes directrices, directives, codes, politiques et procédures propres à l’emploi, la loi sur les services de police, les principes, les systèmes, la législation ou la loi sur la protection de la vie privée, les meilleures pratiques, les règlements et les législations (directive LEARN, la loi sur le casier judiciaire, la loi sur la réforme de la vérification du casier judiciaire, la loi sur les services à l’enfance et à la famille, la loi sur la justice pénale pour les adolescents et la loi sur la liberté de l’information).

Les formations obligatoires et la sensibilisation aux sujets suivants sont dispensées à tous les employés du SPO :

• Santé et sécurité au travail.
• Milieu de travail respectueux.
• Violence sur le lieu de travail.
• Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).
• Égalité, diversité et inclusion (EDI).
   

Connaissances liées a poste

Connaissance pratique de :

• La mission, la vision et des valeurs de l’Organisation.
• Environnement Windows et maîtrise des logiciels d’entreprise du Service de police d’Ottawa, notamment Microsoft Outlook, MS Word, MS Excel.
• CPIC.
• Systèmes de gestion des dossiers de la police.
• Calendriers de conservation du SPO.
   

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Être en mesure de travailler tous les quarts de travail désignés dans la section relative aux heures de travail.
• Le travail implique des interactions quotidiennes, directes, en personne, avec les membres du public.
• Des temps d’attente prolongés pour les membres du public sont presque quotidiens ; des compétences efficaces en matière de communication interpersonnelle sont nécessaires pour traiter avec des clients impatients et/ou difficiles.
• Les tâches liées à la prise d’empreintes digitales sont effectuées de manière autonome et nécessitent une grande proximité, un contact physique direct avec les individus (contact direct avec les mains et interactions en face à face) du grand public, tout en restant debout pendant de longues périodes.
• Un haut niveau de concentration, de précision, d’attention aux détails tout dans un milieu avec de nombreuses interruptions
• Lecture et analyse des données afin de fournir les résultats finaux et la divulgation des résultats sur la demande de vérification des dossiers des candidats tout en respectant les mandats de la législation provinciale.
   

Compétences souhaitées

• Maîtrise orale, de la lecture et de l’écriture en français et d’autres langues.
• Connaissance des politiques et procédures spécifiques de la section des archives du SPO et de la manière dont l’unité s’inscrit dans l’orientation générale de l’organisation et contribue à l’efficacité globale de cette dernière.
• Maîtrise de l’utilisation des logiciels CPIC et Versadex RMS et du portail administratif de vérification des antécédents.
• Connaissance des lois, lignes directrices, directives, codes, politiques et procédures propres à l’emploi, de la loi sur les services de police, des principes, des systèmes, de la législation ou de la loi sur la protection de la vie privée, des meilleures pratiques, des règlements et des législations (directive LEARN, la loi sur le casier judiciaire, la loi sur la réforme de la vérification du casier judiciaire, la loi sur les services à l’enfance et à la famille, la loi sur la justice pénale pour les jeunes, la loi sur la liberté de l’information).
• Compréhension de la logique inhérente aux politiques et aux procédures du SPO et de leur impact sur la prestation de services.
• Expérience de travail avec les dossiers du CIPC relatifs aux informations sur le casier judiciaire.