Spécialiste du service à la clientèle

Reseingments sue le poste

Objectif général

• Relevant du gestionnaire, Opérations des effectifs, le ou la spécialiste du Service à la clientèle estresponsable de ce qui suit :
  • Travailler à titre de partenaire opérationnel dédié avec les membres et les gestionnaires de laDirection du SPO afin de fournir des conseils axés sur le client en matière de gestion des postes,d’établissement prévisionnel des horaires, de gestion ou d’amélioration des tableaux de service et del’assiduité.
  • Traiter et vérifier toutes les interventions des employés pour s’assurer qu’elles sont conformes auxpolitiques du SPO et aux conventions collectives applicables, et soutenir les membres et la directiontout au long de ces processus.
  • Veiller à ce que les données en matière de rémunération, d’avantages sociaux, de primes etd’allocations soient traitées avec précision, conformément aux politiques du SPO et aux conventionscollectives applicables.
  • Partager le droit de propriété et l’entretien de toutes les données de référence des employés dans lessystèmes de traitement SIRH et TAS.
  • Soutenir l’élaboration de rapports analytiques pour les partenaires opérationnels au sein du SPO, afinde permettre une gestion proactive et une amélioration continue des activités.
  • Fournir un soutien aux projets ou aux transformations, selon les besoins, en vue d’une améliorationcontinue des activités de la Section des opérations des effectifs.

Principales responsibilités

• Travailler en tant que partenaire opérationnel dédié avec les membres et les gestionnaires de la Directiondu SPO afin de fournir des conseils axés sur le client en matière de gestion des déplacements desemployés, d’établissement prévisionnel des horaires, de gestion ou d’amélioration des tableaux de serviceet de l’assiduité.
  • Fournir des conseils et un soutien matériel aux employés relativement à tous les types de congés, auxpartages d’emploi et autres modalités de travail alternatives; effectuer toute vérification et touttraitement dans le cadre de la politique du SPO.
  • Fournir aux gestionnaires de la Direction une orientation axée sur le client en matière de gestion despostes et d’établissement des horaires.
  • Fournir des outils analytiques et un soutien en matière de rédaction de rapports afin d’assurer uneprestation de services efficace relativement à l’assiduité en temps réel, à l’établissement des horaireset des tableaux de service prédictifs.
  • Fournir des rapports analytiques et des recommandations concernant les projets opérationnels, lesévénements spéciaux, ainsi que les prévisions et décisions stratégiques.
  • Assurer la liaison entre les services de santé, de sécurité et de bien-être et les employés relativementaux congés médicaux, le cas échéant.
  • Assurer la liaison avec les Ressources humaines concernant les déplacements des employés.
• Traiter et vérifier toutes les interventions des employés pour s’assurer qu’elles sont conformes auxpolitiques du SPO et aux conventions collectives applicables, et soutenir les membres et la direction toutau long de ces processus.
  • Traiter tous les déplacements des employés, notamment ceux des nouvelles recrues, les mutations,les affectations temporaires, les promotions et les départs à la retraite dans le système SIRH et lessystèmes d’établissement des horaires en mettant l’accent sur la précision, la rapidité et l’efficacité.
  • Gérer tous les congés dans les systèmes SIRH et TAS afin d’avoir un impact précis sur larémunération, les soldes des banques de temps, les dates des augmentations et les droits.
  • Conseiller les employés et la direction quant aux processus pertinents, y compris les droits auxcongés, les droits à la rémunération, la présentation des feuilles de présence et les attentes enmatière de l’établissement des horaires et des tableaux de service.
  • Saisir et supprimer les codes de mesures disciplinaires et rectifier la rémunération, le cas échéant,sous la direction de la Section des relations de travail et de la Section des normes professionnelles.
  • Assurer la formation et l’orientation des nouveaux membres de la Section des opérations des effectifs,selon les besoins.

Principales responsibilités (suite)

• Veiller à ce que les données en matière de rémunération, d’avantages sociaux, de primes et d’allocationssoient traitées avec précision, conformément aux politiques du SPO et aux conventions collectivesapplicables.
  • Effectuer des vérifications et identifier les problèmes spécifiques liés à la rémunération, notammentcelle des enquêteurs et l’indemnité de responsabilité.
  • Aviser les gestionnaires des employés sous leur responsabilité qui sont admissibles à uneaugmentation d’échelon; traiter les augmentations d’échelon approuvées et suivre les personnes quine reçoivent pas les augmentations prévues.
  • Servir de principal agent de liaison avec les partenaires à la rémunération de la Ville d’Ottawa pourassurer le versement de la paie en temps opportun et avec exactitude.
• Partager le droit de propriété et l’entretien de toutes les données de référence des employés dans lessystèmes de traitement SIRH et TAS.
  • Ajouter, mettre à jour et vérifier toutes les données de référence des employés, y compris, mais sanss’y limiter, le nom de chaque employé et ses numéros d’identification, son adresse et ses numéros detéléphone, son plus proche parent, les précisions en matière de date, ses affectations, son lieu detravail, son groupe de rémunération et ses augmentations, ses droits, etc.

Principales responsibilités (suite)

• Soutenir l’élaboration de rapports analytiques pour les partenaires opérationnels au sein du SPO, afin depermettre une gestion proactive et une amélioration continue des activités de la Section des opérationsdes effectifs :
  • Contribuer à l’élaboration des rapports analytiques dont les directions ont besoin pour gérer leursbesoins quotidiens et prévoir de manière proactive les futurs tableaux de service.
  • Travailler avec la direction pour être proactif quant aux besoins futurs en matière d’établissement deshoraires, de gestion du temps et de l’assiduité des employés.
  • Se tenir au courant des tendances et des rapports analytiques afin d’aider la direction à évoluer enfonction des besoins futurs des services de police.
• Fournir un soutien aux projets ou aux transformations, selon les besoins, en vue d’une améliorationcontinue des activités de la Section des opérations des effectifs.
  • Participer, selon les besoins, à tous les projets de la section et de l’organisation en vue d’uneamélioration continue des activités.
  • Travailler avec les équipes de projet et la direction à des projets spéciaux, et fournir desrecommandations pour des solutions qui répondront aux exigences de ces derniers.
  • Se tenir au courant des modèles, pratiques et outils d’établissement des horaires et de gestion del’assiduité pour les secteurs fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que des analysespertinentes et des analyses de tendances.

Énoncé des compétences requises

• Diplôme universitaire ou d’études collégiales de trois (3) ans en finance, commerce ou administration desaffaires.
• L’expérience, combinée à une formation générale, peut remplacer les exigences stipulées en matière descolarité.
• Deux (2) années d’expérience ou plus des postes d’importance croissante au sein de la gestion de la paieet/ou de la gestion organisationnelle et/ou dans un environnement d’établissement des horaires, tout enfournissant un soutien en gestion financière ou en gestion des postes, y compris :
  • Expérience des systèmes d’information en ressources humaines (c.-à-d. : système SAP ou autresystème de gestion des données RH), y compris la gestion de la hiérarchie, les droits et la gestion duflux de travail.
  • Expérience de la production de rapports sur l’établissement des horaires, l’assiduité et/ou la gestiondes effectifs, ainsi que de la préparation de rapports et de présentations de nature professionnelle àl’intention de la direction.
  • Expérience des systèmes d’établissement des horaires, y compris du suivi historique et desprévisions.

Accréditations/Permis

s.o.

Formation en cours d'emploi

La formation et le perfectionnement obligatoires suivants sont offerts à tous les employés du SPO :

• Santé et sécurité au travail
• Respect en milieu de travail.
• Violence et harcèlement en milieu de travail.
• La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).
• Équité, diversité et inclusion (ÉDI).

Connaissances liées a poste

Connaissance pratique de ce qui suit :

• La mission, la vision et les valeurs du SPO;
• Les principes comptables généralement reconnus; les outils d’analyse financière, notamment les systèmesbudgétaires automatisés; les logiciels de bureautique automatisés, en particulier les compétences enExcel, les tableurs et les logiciels de présentation; les environnements financiers et législatifs de la policeet des municipalités.
• Compréhension de la Loi sur les normes d’emploi.
• Prise de conscience de l’importance d’un service centré sur le client.
• Les politiques et procédures du SPO et leurs répercussions sur le travail au quotidien ou la prestation deservices.

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Le poste est occupé dans un environnement de bureau standard avec des conditions de travail peudéfavorables et sans accès pour le public.

Compétences souhaitées

• Maîtrise du français ou d’autres langues à l’oral, à l’écrit et à la lecture.
• Connaissance et expérience des diverses lois ontariennes relatives à l’emploi.
• Connaissance et expérience des lois provinciales et fédérales pertinentes en matière de fiscalité.
• Expérience dans l’élaboration de systèmes de ressources humaines et/ou de paie.