Spécialiste de la communication d'entreprise

Reseingments sue le poste

Objectif général

Relevant du gestionnaire des Communications intégrées, la personne retenue pour le poste de spécialiste des Communications intégrées est responsable de ce qui suit : 

• Élaborer des cadres de communication à court et à long terme pour les publics internes, externes et numériques.
• Contribuer à la planification des communications intégrées et aux prises de position de l’organisation par rapport aux événements planifiés et non planifiés.
   

Principales responsibilités

La personne retenue a la responsabilité d’élaborer des cadres de communication à court et à long terme pour les publics internes, externes et numériques, en s’acquittant des tâches suivantes :

• Garantir l’exactitude, la pertinence, la cohérence, la qualité et le caractère homogène des messages dans toutes les communications en révisant, en corrigeant et en contrôlant la qualité en fonction des objectifs.
• Rencontrer les clients (internes et externes) pour discuter des objectifs et des exigences concernant les demandes de communications intégrées.
• Assurer l’évaluation des initiatives de communication ; mesurer et analyser l’efficacité des messages et des initiatives de communication et préparer des rapports de synthèse, le cas échéant, afin de voir à ce que les lacunes soient comprises et comblées.  
• Rechercher, concevoir, rédiger et télécharger de nouveaux contenus Web, y compris des contenus éditoriaux, des photos, des graphiques, des scripts vidéo, l’intégration de vidéos et des liens promotionnels vers des contenus connexes.
• Fournir des services de conception graphique et créer une représentation visuelle des idées et des messages pour la publication et ce, pour les communications internes et externes publiées sur le Web et en documents imprimés.  
• Photographier des événements et produire des images, afin d’établir l’identité visuelle du SPO pour les publications en ligne et les documents internes et externes.
• Filmer et monter des vidéos d’événements et produire du contenu pour une diffusion interne et externe.
• Répondre aux questions du public par le biais des médias sociaux et du compte info@ottawapolice.ca.
• Faire office de point de contact principal avec le public; entretenir un lien direct entre la communauté et le SPO en offrant la possibilité de promouvoir le dialogue et l’engagement.
• Participer à l’élaboration et à l’organisation d’événements et de séances d’information sur les services de police.
• Soutenir les initiatives de mobilisation de la communauté par le biais des médias sociaux, du site Web du SPO ou d’enquêtes ou encore, en tirant parti d’autres outils de communication.
• Superviser et coordonner le travail des étudiants et des fournisseurs (concepteurs, traducteurs, entrepreneurs, imprimeurs et fournisseurs), des membres de la communauté et des partenaires, afin de mettre en forme des communications spécialisées et personnalisées.
• Interpréter les devis et les contrats en tenant compte des aspects financiers, afin d’assurer la conformité avec les budgets du SPO en se basant sur les prix pratiqués dans l’industrie, la liste des offres permanentes de la ville d’Ottawa et le règlement sur les achats.
• Faire office de gestionnaire de contenu pour la section des communications intégrées de l’intranet, du site Wiki du SPO, du site Web du SPO et de tout contenu externe relatif aux médias sociaux.
• Rechercher, mettre en forme et coordonner la formation, et produire des manuels de formation et des exposés personnalisés pour les sections et les personnes sur l’utilisation des médias sociaux par l’organisation.
   

Principales responsibilités (suite)

Concevoir et créer des produits de communication destinés à des publics au niveau municipal, provincial et national, notamment : 

• Des stratégies de communication à court et à long terme, des campagnes et des analyses de médias sociaux, des discours, du contenu de sites Web, des rapports de la Commission, des notes d’information pour les membres de la direction et les cadres supérieurs, des graphiques, des affiches, des outils pour appuyer des projets et des communiqués de presse de la direction.

Surveiller le trafic des moteurs de recherche afin d’améliorer l’expérience des utilisateurs et de promouvoir le contenu numérique.

• Utiliser des outils d’analyse Web pour suivre et rendre compte du trafic sur le site Web, y compris les visiteurs uniques, les taux de rebond, les points d’accès.
• Surveiller, soutenir et conseiller les sections et les personnes qui participent aux médias sociaux.

Superviser la fonctionnalité et les caractéristiques du site Web (par exemple, les flux de médias sociaux, les flux d’abonnement aux nouvelles, l’application média, les sondages, etc.)

• Veiller à ce que tout le contenu soit disponible en anglais et en français et soit conforme à la Loi sur les personnes handicapées de l’Ontario (LPHO, 2001).

Rester toujours au fait de la situation en ce qui concerne ce qui suit :

• Les politiques et les projets, afin de répondre efficacement à un large éventail de demandes en matière de communications.
• La législation sur l’accès à l’information et les politiques internes concernant la distribution ou le partage de l’information.
• Les enjeux et les événements publics du moment liés au SPO et à ses fonctions.

Fournir des conseils et de l’aide en matière de communication en situation de crise, notamment en indiquant les prises de position de la direction, en surveillant les médias sociaux et les bulletins d’information, et en fournissant un aperçu détaillé à la direction afin d’évaluer en permanence les événements émergents :

• Évaluer les renseignements provenant de sources ouvertes, afin d’évaluer les préoccupations de la communauté et en informer la direction.
• Soutenir le SPO en période de cris,e ainsi que lors d’événements majeurs planifiés ou non, y compris au Centre de commandement des services ou au Centre de commandement de la région de la capitale nationale, le cas échéant.
• Communiquer avec les familles des victimes d’une tragédie personnelle pour les aider à rédiger une déclaration publique selon leurs désire, que le SPO va publier en leur nom et leur donner un aperçu de ce à quoi elles peuvent s’attendre dans les jours et les semaines qui suivent la tragédie, en ce qui concerne l’intérêt de la part du public et des médias.
• Réagir promptement à tous les nouveaux enjeux.
   

Principales responsibilités (suite)

La personne retenue a la responsabilité de contribuer à la planification des communications intégrées et aux prises de position de l’organisation par rapport aux événements planifiés et non planifiés, en s’acquittant des tâches suivantes :

• Élaborer des stratégies, des initiatives et des tactiques de communication pour les sections de l’organisation, ainsi que pour l’organisation dans son ensemble; fournir une expertise et des outils de soutien pour tous les aspects des communications intégrées.
• Mettre au point un langage commun pour les documents de planification à long terme.
• Rédiger et tenir à jour des formulaires normalisés à usage interne et externe, dans le respect de la stratégie de communication et de transmission des messages de l’organisation.
• Recueillir et évaluer les renseignements provenant de diverses sources, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du SPO, effectuer des analyses de communication, préparer des rapports de synthèse et tenir des séances d’information.
• Produire des statistiques sur les médias sociaux et en assurer le suivi à des fins d’analyse, en vue de soutenir la planification stratégique des communications intégrées et la connaissance des opérations.
• Effectuer des recherches, mener des entretiens, suivre les tendances du secteur et les meilleures pratiques concernant l’utilisation des médias sociaux comme moyen de communication quant aux questions émergentes, et fournir des analyses et des recommandations, afin d’établir une stratégie pour atteindre les intervenants ciblés et fixer notre image de marque.
• Contribuer à l’élaboration de politiques, de documents, de lignes directrices et de normes concernant la prestation de service aux clients internes et externes.
• Publier des réponses officielles sur les médias sociaux concernant les actualités, les dossiers relatifs aux affaires judiciaires et les personnes disparues.
• Effectuer des recherches et obtenir des renseignements utiles pour la préparation de communiqués de presse, de conférences de presse, de notes d’allocution et de fichiers pour les médias sociaux.  
• Assurer la liaison avec les sections et les groupes communautaires et mener des consultations afin de mettre en forme, de préparer et de fournir du contenu concernant les activités policières/les événements communautaires, la sécurité et les initiatives de prévention de la criminalité, en vue d’unediffusion aux médias, sur le site Web et les médias sociaux.  
• Favoriser, encourager et maintenir des relations ouvertes, efficaces et professionnelles entre la police et les médias, entre les partenaires de la police et la communauté et entre la section des relations avec les médias et d’autres sections de notre service.  
• Élaborer des stratégies de communication et des stratégies médiatiques opportunes, pertinentes et efficaces afin de tenir le public bien informé des actes criminels, ainsi que des événements et activités policières dignes d’intérêt; promouvoir les initiatives de prévention du crime et de police communautaire du Service.  
• Répondre aux demandes de renseignements des médias, des membres du Service de police d’Ottawa, d’autres organismes et du grand public concernant les incidents et les événements touchant le Service de police d’Ottawa.  
   

Énoncé des compétences requises

Scolarité 

• Diplôme d’un universitée ou diplôme d’un collège communautaire de trois (3) ans au minimum en communication, anglais, journalisme, administration publique, graphisme, commerce ou dans une discipline connexe. 
• L’expérience, combinée à une formation structurée, peut remplacer les exigences stipulées en matière de scolarité. 

Expérience

Au moins trois (3) années d’expérience dans le domaine des relations publiques, de la communication et/ou du marketing, notamment :

• Expérience de la réalisation, de la préparation et de la présentation de recherches et d’analyses à des publics variés.  
• Expérience de la rédaction de messages et de contenus de communication à partir de sources multiples (par exemple, recherches, entretiens, contenus externes, analyses comparatives, politiques et changements législatifs).
• Expérience de la préparation de documents de communication, sur tous les types de supports médiatiques, à l’intention de la haute direction et de la grande distribution, y compris l’utilisation d’outils de médias sociaux.
• Expérience de la création de stratégies de communication en partenariat avec divers clients internes et secteurs d’activité.
• Expérience de divers types de logiciels de bureautique, tels que Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe Creative Suite et Outlook, de logiciels de gestion de contenu et d’autres programmes pertinents ou comparables.
• Au moins six (6) mois d’expérience dans le domaine des relations avec les médias.

Exigences linguistiques

Maîtrise parfaite de la langue anglaise à l’oral, à la lecture et à l’écriture.

Maîtrise orale du français; les candidats peuvent être tenus de fournir, à leurs propres frais, un certificat de réussite délivré par l’établissement d’examen approuvé alors par le SPO, pour ce qui suit :  

• Niveau avancé de compétence (2) en français - expression orale

Accréditations/Permis

• S / O

Formation en cours d'emploi

La formation et le perfectionnement obligatoires suivants sont offerts à tous les employés du SPO : 

• Santé et sécurité au travail
• Respect en milieu de travail.   
• Violence en milieu de travail.
• Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). 
• Équité, diversité et inclusion (ÉDI). 
• Projet Active Bystandership for Law Enforcement (ABLE).

Une formation aux logiciels et concepts de conception graphique sera dispensée si nécessaire.

Tous les employés du SPO sont tenus de suivre toutes les formations obligatoires supplémentaires et nouvelles prescrites par le bureau du chef.
 

Connaissances liées a poste

Connaissance approfondie de la mission, de la vision et des valeurs de l’organisation, y compris des enjeux publics externes émergents et en cours.

Connaissance approfondie de ce qui suit :

• Les communications numériques et traditionnelles, ainsi que les nouvelles tendances.
• Les logiciels spécialisés, les systèmes de gestion de contenu, les applications et les programmes visant les médias sociaux pour la création et le suivi des communications sur le Web.
• Les liens entre les rôles des relations avec les médias et des communications intégrées dans le secteur public et les différences entre ceux-ci.

Une connaissance pratique de ce qui suit : 

• Les enjeux et les tendances en matière de maintien de l’ordre.
• L’identité de marque et les questions de droits d’auteur.
• La théorie et les pratiques exemplaires en gestion de projets. 
• Les techniques d’écoute professionnelles.

Une bonne compréhension de la logique sous-jacente aux politiques , aux procédés à la structure du SPO et leurs répercussions sur le travail au quotidien ou la prestation de services.
 

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Le poste est occupé dans un environnement de bureau standard avec des conditions de travail peu défavorables.
• La personne retenue doit être en mesure de travailler par quarts, tel qu’il est indiqué dans la section « Heures de travail » de la description de poste. 
• Des déplacements entre les bureaux du SPO sont parfois nécessaires.
• Il faut être prêt à se présenter au Centre de commandement de la police d’Ottawa et au Centre de commandement des services ou au Centre de commandement de la région de la capitale nationale, selon les besoins.
   

Compétences souhaitées

• Maîtrise d’autres langues à l’oral, à l’écrit et à la lecture.
• Expérience de la production et du montage de vidéos.
• Expérience de la conception graphique, de la conception de sites Web et de webmestre.
• Association des directeurs généraux, secrétaires et trésoriers municipaux de l’Ontario (AMCTO) - Programme d’administration municipale.