Release of Information Clerk

Reseingments sue le poste

Objectif général

Sous la direction du superviseur du Bureau d’accès à l’information, le commis à l’accès aux dossiers est responsable de l’évaluation initiale, de l’extraction, de l’analyse, du caviardage, du balayage et de la numérisation de documents, et de leur distribution sous forme électronique et sur papier, ainsi que du contrôle de l’accès et du suivi des demandes d’accès aux dossiers, en mettant en application sa vaste connaissance des lignes directrices de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, de la LSJPA, de la LSEF et des politiques et procédures du SPO.   

Principales responsibilités

• Évaluer toutes les demandes visant les dossiers du SPO (accès à l’information) reçues par divers moyens (courrier, télécopie, courrier électronique, CIPC, flux de travail du système SGD, et en personne) en validant le caractère admissible, en vérifiant les pièces d’identité, le formulaire de consentement et les paiements. Préparer, traiter et suivre les restitutions et les remboursements.
• Effectuer une évaluation initiale; numériser et compiler la demande, le formulaire de consentement et le paiement correspondant à l’incident, et créer une affectation de flux de travail du système SGD pour assurer le suivi du traitement; tenir à jour une feuille de calcul distincte et complète des dossiers confidentiels communiqués qui ne peuvent pas être suivis par le biais d’un rapport d’incident dans le système SGD.
• Analyser les dossiers du SPO, qui contiennent souvent du matériel et un langage de nature délicate, offensante ou explicite; caviarder des données des rapports de police du SPO, des Ordres généraux et des Rapports d’accident, véhicule automobile, des déclarations personnelles, des entretiens audio/vidéo, des listes d’incidents, des appels au 911, des demandes de photos, etc. en appliquant la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.
• Assurer la liaison, effectuer des consultations et préparer des documents en collaboration avec les services juridiques pour répondre aux citations à comparaître, aux assignations, aux motions et aux demandes visant des procédures civiles ou criminelles. 
• Surveiller et tenir à jour la boîte de réception des demandes d’accès à l’information provenant des procureurs de la Couronne, des avocats de la défense, des enquêteurs, de la Section des services de protection et de l’Unité des enquêtes spéciales visant les vidéos de surveillance des blocs cellulaires et celles enregistrées durant des enquêtes.
   

Principales responsibilités (suite)

Traiter les demandes de vidéos de surveillance des blocs cellulaires :

• Télécharger les enregistrements à partir d’un programme informatique autonome dédié ayant accès aux serveurs centraux des blocs cellulaires.   
• Analyser les séquences vidéo enregistrées dans les blocs cellulaires, identifier et récupérer les données spécifiquement demandées sur les personnes détenues dans ces blocs cellulaires.  
• Enregistrer les données sur DVD pour les communiquer à la Couronne, à la Section des services de protection et à l’Unité des enquêtes spéciales. 
• Conserver les données éditées sous forme électronique.    
   

Principales responsibilités (suite)

• Traiter les séquences vidéo spécifiquement demandées à des fins d’enquête, effectuer le traitement dans les délais prescrits et les renvoyer à l’enquêteur.
• Traiter et communiquer les demandes de rapports caviardés du SPO aux partenaires internes et aux organismes externes (SAE, probation, coroner superviseur régional, coroners locaux, services correctionnels, section des pardons et de libération conditionnelle, Commission d’indemnisation des victimes d’actes criminels, Ville d’Ottawa, organismes d’adoption, avocats, sociétés d’assurance, services de police externes, ordres professionnels, demandes du public, etc.) en suivant le calendrier des priorités; enregistrer et suivre la transmission de ces documents dans la base de données du système SGD.
• Effectuer des recherches dans les systèmes SGD, Oversight, Move It DMZ, Sunotech, Microfiche, etc., pour récupérer des informations stockées sur support électronique et à partir de zones de stockage actives ou inactives.   
• Fournir des documents caviardés par la poste, en personne et par voie électronique (portail web Move it DMZ) en veillant à ce que leur diffusion soit correcte.  
• Faire fonction d’administrateur de l’application de partage de fichiers du portail web Move IT DMZ. Créer et maintenir des comptes, mettre à jour les listes d’utilisateurs et les droits d’accès, résoudre les problèmes des clients, assurer la qualité des transferts de fichiers liés au Système automatisé d’achat et de paiement.
• Répondre aux demandes de renseignements au téléphone de partenaires internes et d’organismes externes, de particuliers, d’avocats et d’autres services de police concernant leurs demandes de renseignements.    
• Effectuer des recherches détaillées dans le système SGD, si nécessaire, pour aider à identifier les sujets et les dates des incidents et ce, afin de répondre aux demandes.   
• Fournir de l’aide au comptoir d’accueil aux personnes désirant avoir accès à des dossiers de la police.
• Traiter quotidiennement les demandes de la file d’attente du flux de travail de l’accès à l’information pour s’assurer que les demandes de divulgation de renseignements sont satisfaites, conformément aux priorités concernant l’accès à l’information du SPO.  
• Préparer et transférer le dépôt hebdomadaire au service des Finances. 
• Effectuer toute autre tâche requise ou assignée.
   

Énoncé des compétences requises

Deux (2) années d’études dans un collège communautaire en administration des affaires, techniques policières, techniques juridiques/droit ou formation comparable. 
L’expérience, combinée à une formation générale, peut remplacer les exigences stipulées en matière de scolarité. 
Minimum d’une (1) année d’expérience dans un service de police, une agence gouvernementale ou un environnement comparable assujetti à la législation sur la protection de la vie privée, y compris : 

• Expérience de travail avec un système informatique effectuant la saisie de données et l’interrogation de données historiques internes.     
• Expérience de travail dans un environnement où le volume de travail est élevé et où il faut faire attention aux détails et faire preuve de précision. 
• Expérience de la prestation de services centrés sur le client nécessitant la communication d’explications détaillées sur les politiques et/ou les textes législatifs
   

Accréditations/Permis

Sans objet

Formation en cours d'emploi

La formation et le perfectionnement obligatoires suivants sont offerts à tous les employés du SPO : 

• Santé et sécurité au travail
• Respect en milieu de travail.   
• Violence en milieu de travail.
• La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). 
• Équité, diversité et inclusion (ÉDI). 

Une formation sur les points suivants sera fournie si nécessaire :

• L’utilisation de la technologie de maintenance de vidéos. 
• Le CIPC et le Système interne de gestion des documents (SGD). 
• L’utilisation de microfilms/microfiches. 
• Une formation à la législation de la LAIMPVP. 
• Les processus et procédures de l’Unité d’accès à l’information du SPO.
   

Connaissances liées a poste

Connaissance générale de ce qui suit :

• La mission, la vision et les valeurs du SPO. 
• La structure organisationnelle du Service de police d’Ottawa. 
• La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). 
• Les lignes directrices du système LEARN sur la divulgation de renseignements provenant de dossiers de services de police.
• La Loi sur les jeunes contrevenants et le Code de la route en ce qui concerne la divulgation de renseignements.   
• Les Systèmes de gestion des dossiers de la police. 
• Microfilms, microfiches, Microsoft Outlook et Adobe Acrobat. 
• Les aspects liés à la santé et la sécurité en ce qui concerne les tâches du poste. 
• Capture et téléchargement d’enregistrements audio et vidéo sur un processus CD/DVD. 
• Capacité à travailler dans un environnement de service centré sur le client, en traitant avec le public au comptoir d’accueil.
   

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Le travail est généralement effectué à l’aide d’un ordinateur et de lecteurs de microfiches et de vidéos des blocs cellulaires pendant de longues périodes.
• Capacité de regarder et d’enregistrer des vidéos de personnes (hommes et femmes) détenues dans un bloc cellulaire. 
• Exposition à des photos, du matériel et des documents explicites. 
• Un rapport sur l’ergonomie (juillet 2004) doit être suivi et respecté, si nécessaire, dans la mesure où il s’applique aux tâches du poste. 
• Le travail est effectué dans les installations sécurisées d’un service de police et nécessite des interactions quotidiennes fréquentes avec les membres du public (en personne et par téléphone). 
• Le poste est généralement occupé dans un environnement de bureau ouvert avec des conditions de travail modérément désagréables. 
• Un haut niveau de concentration et de souci du détail est requis.
   

Compétences souhaitées

• Maîtrise du français ou d’autres langues à l’oral, à l’écrit et à la lecture.
• Connaissance détaillée des systèmes de gestion des dossiers de la police (SGD). 
• Connaissance du Centre d’information de la police canadienne (CIPC).
• Connaissance générale du règlement administratif sur la conservation et la destruction des documents.
• Connaissance générale de chaque section du Service et de ses fonctions.