Front Desk Services Agent

Reseingments sue le poste

Objectif général

• Sous la direction du Sergent des services d’accueil, l’Agent(e) des services d’accueil est responsable de fournir un service à la clientèle de qualité, professionnel et efficace, à la fois aux membres du public et aux membres du SPO, en veillant au respect des politiques et procédures du Service de police d’Ottawa et en s’assurant que la prestation des services d’accueil respecte la mission, la vision et les valeurs du SPO.

Principales responsibilités

Créer un suivi de l’affectation du flux de travail selon les besoins de la gestion du flux de travail.

Réceptionner et rediriger les demandes de renseignements du public et diriger les questions non policières vers les organismes appropriés (y compris, mais sans s’y limiter, la Ville d’Ottawa, la Commission de la location immobilière de l’Ontario, les agences d’évaluation du crédit, les affaires civiles, etc.)

• Atténuer les risques et exercer un judicieux jugement pour maintenir une norme de service élevée et conserver la confiance du public.
• En vertu de la politique et des lignes directrices, transmettre aux services de première ligne les clients qui signalent des cas de violence conjugale ou d’agression sexuelle récente, selon les besoins.
• Suivant les politiques et les directives, acheminer au bloc cellulaire, à la première ligne ou aux divisions des enquêtes, les suspects qui se présentent en vertu d’un mandat, selon les besoins.
• Enregistrer les clients en respectant les conditions de leur libération.
• Contribuer à la sécurité du bâtiment en distribuant et en surveillant les laissez-passer des visiteurs.
• Collaborer avec diverses unités du SPO (y compris, mais sans s’y limiter, le Centre de communication, le Service de patrouille, les arrondissements, la circulation, les services d’information, etc. 
• Transmettre des renseignements appropriés au public à propos de leurs rapports tout en respectant les lois sur la liberté de l’information et les politiques du SPO. 
   

Principales responsibilités (suite)

Produire des rapports de police précis à l’aide du système de gestion des dossiers [RMS] ou de tout autre logiciel désigné par le SPO, en recueillant des informations auprès des gens qui se présentent à la réception, conformément aux politiques et procédures du SPO. 

• Créer un rapport dans le RMS pour tous les CPV à signaler et achever les rapports E-CVP.  
• Mener à bien les affectations du flux de travail en respectant les délais fixés par le SPO.
• Effectuer des requêtes auprès du CIPC [Centre d’information de la police canadienne] en s’assurant que ces dernières correspondent aux renseignements requis pour le rapport de l’agent d’accueil.

Contribuer, au besoin, à la formation et à l’orientation de tous les nouveaux membres civils affectés à la section.
Témoigner devant les tribunaux, selon les besoins, sur une base occasionnelle.
Assumer d’autres fonctions au besoin ou selon les directives.
 

Principales responsibilités (suite)

• Sans objet.

Énoncé des compétences requises

Éducation 

• Diplôme d’études secondaires - 12e année ou l’équivalent, plus un an d’études postsecondaires pertinentes.
• Une combinaison d’expérience et de formation formelle pourrait remplacer les exigences de scolarité stipulées.

Expérience

• Minimum d’un [1] an d’expérience de travail dans un domaine connexe [p. ex., travail dans un service de police ou un service à la clientèle]. 

Langue

Anglais — maîtrise de la langue parlée, de la lecture et de l’écriture.
Pour les postes désignés comme bilingues [français et anglais], la maîtrise de l’oral et de la lecture est requise. Les candidats peuvent être tenus de fournir, à leurs frais, un certificat de réussite délivré par un centre d’examen approuvé par la FPO :
Niveau 1 avancé en français - expression orale, compréhension orale et compréhension écrite.

Accréditations/Permis

• Sans objet.

Formation en cours d'emploi

Les formations obligatoires suivantes sont proposées à tous les employés du SPO :

• Santé et sécurité au travail ;
• Milieu de travail respectueux ; 
• Violence au travail ;
• Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario [LAPHO] ;
• Équité, diversité et inclusion [EDI].
• Le soutien actif aux forces de l'ordre.

La formation suivante sera fournie au besoin.

• Formation RMS et CPIC ;
• Formation eMVC/Quick Scene ; 
• Intelligence émotionnelle.
   

Connaissances liées a poste

Connaissances pratiques de :

• lois et règlements fédéraux et provinciaux, ainsi que les arrêtés et règlements municipaux nécessaires à l’exercice des fonctions.
• la mission, la vision et les valeurs de l’organisation.
• progiciels de l’entreprise : Microsoft Word, Excel et Outlook.

Une sensibilisation à l’importance d’un service centré sur le client.
 

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Le lieu de travail peut varier en fonction des besoins opérationnels.
• Le titulaire doit être en mesure de travailler par quarts, comme indiqué dans la section « Heures de travail » de la description de poste.
• Des périodes prolongées à l’ordinateur avec des compétences minimales de dactylographie de 35 mots par minute.
• Un contact direct avec les membres du public, y compris les membres en en liberté par voie judiciaire. 
   

Compétences souhaitées

• Une expérience pertinente en gestion de dossiers et de renseignements électroniques confidentiels.
• Une expérience du travail dans un environnement à fort volume qui exige de prêter attention aux détails et à la précision du travail.
• Une expérience de la prestation de services axés sur le client et la capacité de fournir des explications appuyées par des politiques et des lois.
• Une connaissance du Centre d’information de la police canadienne, des procédures de saisie de dossiers et des pratiques liées à la section.
• Une connaissance du système de répartition assistée par ordinateur [RAO] et de CopLogic.
• Une formation en résolution de conflits et en maintien de l’ordre orienté vers les problèmes.
• Une formation sur la saisie de rapports mobiles [MRE]/RMS.
• Une maîtrise suffisante des langues étrangères parlées, lues et écrites.