Executive Assistant

Reseingments sue le poste

Objectif général

• Sous la supervision du chef adjoint ou du DPA, le cas échéant, l’adjoint de direction fournit des services de soutien à la haute direction, en affectation à un membre du conseil d’administration (le chef adjoint ou le DPA). 
• Cette personne fournit des services d’état-major et des services administratifs au bureau de direction et au bureau du Chef de police en faisant preuve d’initiative et de jugement considérables, tout en appuyant l’équipe des services de direction et en œuvrant en partenariat avec elle.
   

Principales responsibilités

L’adjoint de direction fournit des services d’état-major et des services administratifs en s’acquittant des tâches suivantes :

• Préparer l’ordre du jour des réunions quotidiennes et s’assurer que les dossiers pertinents sont disponibles au besoin.  
• Rédiger de la correspondance prête pour les signatures et effectuer des recherches ou recueillir des renseignements de base.  
• Préparer des rapports et d’autres documents; relire des documents et corriger les erreurs de grammaire et d’orthographe; s’assurer de leur conformité aux procédures, aux politiques et aux normes. 
• Faire un suivi quant aux directives, aux demandes de renseignements et à la correspondance pour s’assurer qu’elles ont été traitées de manière appropriée. 
• Coordonner et planifier les rendez-vous et les réunions. 
• Planifier les réunions assignées et leur apporter des services de soutien, notamment pars la préparation des ordres du jour ou d’autres renseignements requis, la détermination des questions qui seront ou pourraient être abordées et d’autres renseignements généraux; compiler ou préparer des notes d’information provenant de diverses sources, envoyer des invitations ou des avis de convocation, etc.; s’occuper des installations, de la nourriture et du matériel; apporter de l’aide pour les réunions; transcrire ou corriger les procès-verbaux; identifier les mesures de suivi; obtenir les approbations appropriées et organiser la distribution des procès-verbaux; s’assurer que les mesures de suivi ont été livrées aux responsables et que le suivi approprié est surveillé.
• Tenir le bureau du Chef au courant des problèmes soulevés par les membres du SPO.
• Coordonner les déplacements et les conférences, en organisant le transport, l’hébergement, l’inscription et les indemnités journalières; préparer, soumettre et suivre les demandes de remboursement de frais de déplacement.   
• Servir d’agent de liaison principal pour la coordination des rapports de la Commission et des enjeux découlant des rapports de la Commission. 
• Assurer la liaison avec d’autres cadres et membres du SPO, des représentants élus, des groupes communautaires, des ministères, des ambassades, etc. 
• Coordonner toutes les exigences en matière de traduction. 
• Appuyer le commandant en second dans la préparation de la trousse à l’intention de la Commission de services policiers, ainsi que dans la planification de la cérémonie annuelle de remise des prix à la communauté et de la cérémonie de remise des prix de la police. Coordonner toute la logistique des invitations, y compris les confirmations de présence et compiler tous les détails, notamment le lieu, l’horaire, la tenue vestimentaire, les autres participants, etc.   
• Coordonner l’envoi des réponses de remerciement aux lettres de recommandation (ou éloges) du public et coordonner avec le bureau interne approprié pour les témoignages de reconnaissance.
   

Principales responsibilités (suite)

L’adjoint de direction assure les services à la réception, en s’acquittant des tâches suivantes : 

• Informer les cadres supérieurs des demandes urgentes des cadres supérieurs et d’autres personnes nécessitant une attention immédiate. 
• Répondre aux demandes de renseignements, les prioriser et les aiguiller, au besoin.   
• Recevoir la correspondance (sous forme électronique ou papier), examiner et établir les priorités et les orientations. 
• Lire, distribuer et suivre la correspondance entrante et sortante ou d’autres documents. 
• Accueillir et aider les visiteurs.

L’adjoint de direction aide au bon fonctionnement du bureau, en s’acquittant des tâches suivantes :

• Tenir la petite caisse à jour.
• Épauler les projets assignés; fournir des renseignements au bureau du Chef pendant les phases de planification et de mise en œuvre. 
• Participer à des réunions régulières et ponctuelles pour améliorer les communications, les compétences d’équipe, etc. et pour solidifier une approche de prestation de services axée sur le travail d’équipe.
• Cerner les problèmes et formuler les préoccupations dans le but de les résoudre de manière proactive. 
• Recommander des améliorations aux processus de travail et participer à leur élaboration et à leur mise en œuvre.
• Appuyer les autres membres de l’équipe d’état-major, au besoin, dans la prestation des services administratifs.
   

Principales responsibilités (suite)

L’adjoint de direction gère et maintient l’intégrité des données, en s’acquittant des tâches suivantes :

• Administrer l’entreposage et la gestion des archives et voir au maintien de la confidentialité de tous les fichiers et dossiers. 
• Créer et gérer des bases de données, des systèmes de suivi, des manuels de référence, des fichiers sous forme papier ou électronique. 

L’adjoint de direction effectue toute autre tâche requise ou assignée.    
 

Énoncé des compétences requises

Scolarité 

• Diplôme d’études secondaires - 12e année ou équivalent, plus un (1) an d’études postsecondaires pertinentes ou de formation.
• L’expérience, combinée à une formation structurée, peut remplacer les exigences stipulées en matière de scolarité. 

EXPÉRIENCE

• Trois (3) années d’expérience pertinente dans des postes d’importance croissante d’adjoint administratif à la direction, y compris l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de courriels et de l’Internet.

Exigences linguistiques

• Maîtrise de la langue anglaise à l’oral, à la lecture et à l’écriture. 

Accréditations/Permis

Sans objet.

Formation en cours d'emploi

La formation et le perfectionnement obligatoires suivants sont offerts à tous les employés du SPO : 

• Santé et sécurité au travail
• Respect en milieu de travail.   
• Violence en milieu de travail.
• Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). 
• Équité, diversité et inclusion (ÉDI). 
   

Connaissances liées a poste

Une connaissance pratique de ce qui suit :

• La mission, la vision et les valeurs du SPO. 
• Les techniques de recherche et d’analyse de données.

Une solide connaissance de ce qui suit :

• La gestion des dossiers et autres applications bureautiques, y compris y compris l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de courriels et de l’Internet, etc. 
• Les flux de travail et les protocoles de bureau. 
• Les diverses fonctions du Bureau du Chef. 
• Les objectifs opérationnels du SPO, les principaux secteurs de résultats, ainsi que l’infrastructure administrative et opérationnelle. 
• Le rôle des quatre sections opérationnelles et leurs mandats.

La compréhension de ce qui suit : 

• La gouvernance municipale, l’énoncé des principes de la Loi sur les services policiers et leur mise en application. 
• L’importance d’un service axé sur le client.   
• Le climat politique, tant interne qu’externe, qui a une incidence sur la prestation des services de maintien de l’ordre. 

L’importance de la discrétion et de l’intégrité dans la protection des renseignements confidentiels est une exigence reconnue du poste.
 

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Le poste est normalement occupé dans un environnement de bureau ouvert avec des conditions de travail peu défavorables.
• La personne retenue doit être en mesure de travailler par quarts, tel qu’il est indiqué dans la section « Heures de travail » de la description de poste. 
   

Compétences souhaitées

Maîtrise du français ou d’autres langues à l’oral, à l’écrit et à la lecture.