District Coordinator

Reseingments sue le poste

Objectif général

• Relevant d’un surintendant de division, le coordonnateur de division épaule ce dernier, ainsi que l’inspecteur de division, l’inspecteur de patrouille de division et leurs équipes connexes, en leur offrant des services complets de soutien administratif, des outils opérationnels, ainsi que des auxiliaires de communication.
• Le titulaire du poste s’assure du bon fonctionnement de la division en coordonnant le partage d’informations, en effectuant un suivi des tâches et des priorités, et en facilitant la collaboration entre les équipes internes et les intervenants communautaires.  
  • Le coordonnateur de division joue un rôle clé dans l’engagement communautaire; il reçoit, trie et coordonne les réponses aux demandes de renseignements du public, à leurs plaintes et préoccupations, au moyen du Système de gestion des relations communautaires (GRC). 
  • Il prépare des éléments livrables en matière de communication, pour tous les médias. Il doit notamment utiliser les médias sociaux, en vue de soutenir les initiatives de la division, de diffuser de l’information en temps opportun et de répondre aux demandes de services liées à la division par l’entremise des canaux appropriés.

Principales responsibilités

Appuyer les volets administratifs et de fonctionnement pour le surintendant de division et l’équipe de direction de la division, afin d’épauler les opérations quotidiennes, la coordination, les communications internes et le suivi des priorités, en s’acquittant de ce qui suit :  

• Aider à coordonner les réunions, les rendez-vous, les séances de formation et les séances d’information, notamment en préparant la documentation et en s’occupant de l’organisation logistique nécessaire à une livraison efficace.
• Apporter son appoint à la coordination, le suivi et la documentation des interventions de la police de division à l’égard des incidents et des événements touchant la communauté, notamment les processus post-incidents (PPI).
• Donner un coup de main aux activités liées à la vie communautaire de la division, en coordonnant et en participant, au besoin, avec les groupes communautaires, les associations professionnelles et d’autres intervenants.
• Seconder les efforts de la division par la coordination avec des partenaires internes, notamment les Services de la flotte, afin de s’assurer que les ressources et les services requis sont disponibles.  
• Contribuer à l’identification des priorités et initiatives en matière de maintien de l’ordre basée sur les divisions et à leur mise de l’avant; dispenser son savoir-faire opérationnel et contextuel pour appuyer la mise en œuvre.  
• Tenir à jour les dossiers liés au fonctionnement, les outils de suivi et les systèmes d’information, afin d’étoffer les rapports, soutenir la reddition de comptes et voir à la prise de décisions éclairées, dans tous les rouages de la division.
• Appuyer les volets administratifs et de fonctionnement pour le surintendant de division, l’inspecteur de division et l’inspecteur de patrouille de division, afin d’épauler les priorités opérationnelles et les besoins en matière de fonctionnement. 

Principales responsibilités (suite)

Gérer et coordonner le processus d’inscription, le triage et le suivi des demandes de renseignements de la communauté, des intervenants et des élus, ainsi que les demandes pour des événements liés à la mobilisation et la présence d’agents, par l’entremise de systèmes établis pour soutenir des interventions rapides et appropriées, en s’acquittant de ce qui suit : 

• Servir de point de contact central pour la division, afin de soutenir des processus cohérents et une liaison efficace avec les gestionnaires de section au sein du SPO.
• Épauler le partage coordonné de l’information et des communications de division avec les intervenants internes et externes. L’objectif est de garantir la mise en place de processus cohérents, un suivi efficace et l’harmonisation avec les communications internes concernant les initiatives du maintien de l’ordre basé sur les divisions, ainsi que leurs résultats connexes.  
• Assurer la continuité des référentiels d’information structurés et des outils de suivi liés aux événements, aux manifestations et aux demandes de renseignements des intervenants pour la division, afin de soutenir les analyses et de favoriser la responsabilisation.
• Contribuer à la préparation des rapports de fin d’exercice, des rapports statistiques et d’autres renseignements pertinents, afin d’étoffer les rapports de fonctionnement et les processus de prise de décision.
• Préparer des éléments livrables en matière de communication, pour tous les médias, notamment les médias sociaux, pour soutenir les initiatives, les priorités et besoins en matière d’information du public.
• Épauler les communications de division en rédigeant des contenus clairs, accessibles et inclusifs qui correspondent à l’identité de marque, aux normes d’approbation et à l’accessibilité médiatique du SPO.    
• Mettre en lumière les activités de la division et de l’équipe de quartier intégrée grâce à des canaux de communication appropriés pour appuyer les démarches en matière de sensibilisation et de mobilisation communautaires.  
• Collaborer avec les services municipaux et les partenaires communautaires pour les mettre à jour et s’assurer qu’un message cohérent est diffusé sur toutes les plateformes.
• Surveiller et analyser les activités en matière de communication et les tendances au niveau de la mobilisation, afin de guider les démarches d’amélioration continue des efforts de sensibilisation de la division.
• Rédiger des messages inclusifs et percutants qui reflètent les priorités de la division et encouragent la participation du public dans les communautés diversifiées.
• Soutenir les initiatives de mobilisation des communautés par le biais des médias sociaux, du site Web du SPO ou de sondages ou encore, en tirant parti d’autres outils de communication.

Principales responsibilités (suite)

Énoncé des compétences requises

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d’études collégiales de deux (2) ans en communications, marketing/identité de marque, administration publique, sciences sociales ou dans un domaine connexe.   
• L’expérience, combinée à une formation structurée, peut remplacer les exigences stipulées en matière de scolarité. 
• Un minimum de trois (3) ans d’expérience, dans des postes d’importance croissante, dans une unité fonctionnelle administrative et/ou opérationnelle dans un environnement dynamique et en évolution rapide du secteur public ou privé.  
  • Notamment une (1) année d’expérience dans la préparation et la gestion de communications et de contenus pour les médias sociaux destinés au grand public, dans un contexte professionnel ou organisationnel (par exemple, dans le secteur corporatif, le secteur public, le secteur sans but lucratif ou une agence).

EXIGENCES LINGUISTIQUES

• Maîtrise de la langue anglaise à l’oral, à la lecture et à l’écriture. (obligatoire pour tous les postes)  
• Maîtrise de la langue française à l’oral, à la lecture et à l’écriture. (obligatoire pour un poste désigné)   
  • Les candidats peuvent être tenus de fournir un certificat de réussite délivré par l’établissement d’examen approuvé alors par le SPO :  
    • Niveau avancé de compétence (2) en français — expression orale et compréhension. 

Accréditations/Permis

Sans objet 

Formation en cours d'emploi

La formation et le perfectionnement obligatoires suivants sont offerts à tous les employés du SPO : 

• Santé et sécurité au travail
• Respect en milieu de travail.   
• Violence en milieu de travail.
• Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). 
• Équité, diversité et inclusion (ÉDI). 
• ABLE — Active Bystandership for Law Enforcement [Présence active pour l’application de la loi].

Le titulaire devra poursuivre son perfectionnement professionnel en participant à des réunions, des ateliers professionnels et des conférences.

Connaissances liées a poste

• Une solide connaissance de ce qui suit :
  • La mission, la vision et les valeurs de l’organisation et la stratégie opérationnelle. 
  • La communauté des forces de l’ordre et les nouveaux enjeux du Service de police d’Ottawa.
  • La structure du Service de police d’Ottawa.
  • Les politiques du SPO, notamment celles touchant les relations avec les médias, l’identité institutionnelle et les normes d’accessibilité  
  • Capacité démontrée à se faire connaître auprès d’un public numérique.
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
  • Solide compréhension des principes de l’identité de marque et des stratégies sur les médias sociaux.  
  • Expérience avec les systèmes de gestion des relations communautaires (GRC) et les outils de mobilisation communautaire.   
  • Sens de l’organisation solide.  
  • Capacité à collaborer avec les équipes internes et les partenaires externes 
• Une connaissance pratique de ce qui suit :
  • Les programmes informatiques standard du SPO : le logiciel MS Office, y compris Excel et PowerPoint, SharePoint, MS Teams
  • Plateformes de médias sociaux [« X », Instagram, Facebook, TikTok, YouTube et autres plateformes émergentes]

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Le poste est normalement occupé dans un environnement de bureau standard avec des conditions de travail peu défavorables.
• Il peut être nécessaire de travailler selon des horaires prolongés ou flexibles. 

Compétences souhaitées

• Maîtrise du français ou d’autres langues à l’oral, à l’écrit et à la lecture.
• Connaissance des outils de base de mise en page graphique et des supports de contenu multimédia (par exemple, infolettres, graphiques simples).
• Familiarité avec les systèmes de gestion de contenu Web et les outils d’analyse.  
• Expérience à l’égard des mesures à prendre devant des demandes de renseignements touchant des sujets délicats, critiques en termes de temps ou axées sur les intervenants
• Expérience préalable avec des systèmes de gestion des relations communautaires (GRC) pour la gestion des données et la production de rapports.