Coordonnateur de liaison avec le tribunal

Reseingments sue le poste

Objectif général

Sous la direction du superviseur ou du sergent de la liaison avec les tribunaux, le coordonnateur de la liaison avec les tribunaux a les responsabilités suivantes :

• Effectuer le traitement des dossiers d’accusation assignés afin d’assurer que les poursuites criminelles, fédérales et en vertu de la Loi sur les infractions provinciales (LIP) se déroulent avec succès, conformément aux exigences des politiques, des procédures et des règlements.
• Se présenter devant le tribunal pénal, fournir des renseignements, consigner les décisions et intervenir à la suite des décisions du tribunal.  
• Maintenir l’intégrité des renseignements figurant dans les casiers judiciaires, y compris la vérification des empreintes digitales, l’apposition du sceau, le retrait des dossiers et les dispositions.
   

Principales responsibilités

Assurer le traitement complet des dossiers des accusations assignées afin d’assurer le succès des poursuites criminelles et des poursuites en vertu de la Loi sur les infractions provinciales (LIP), conformément aux exigences des politiques, des procédures et des règlements :

• Examiner et préparer tous les renseignements pertinents liés aux « dossiers de cautionnement », pour la Couronne, y compris un sommaire des preuves, les remarques de la Couronne, le casier judiciaire, les accusations en suspens et tout motif primaire, secondaire et tertiaire de détention.
• Passer en revue les rapports RMS et eJust (pages de textes et images) et s’assurer qu’ils sont suffisamment détaillés pour justifier les accusations et les préparatifs pour le tribunal, y compris l’exactitude et l’exhaustivité des documents requis.
• Produire les documents judiciaires requis conformément aux délais prescrits par la loi, tels que les renseignements sur l’accusation, les citations détaillées, les formulaires 810, les mandats, etc. 
• Générer un nouveau GO et renseigner les pages de texte requises pour les anciens dossiers de mandat (pré-RMS), pour les cas de défaut de comparution devant le tribunal ou de prise d’empreintes digitales et pour les protocoles de vol à l’étalage.
• Effectuer des suivis auprès de l’agent d’enquête, le cas échéant, afin de s’assurer que les documents en suspens ont été complétés en temps opportun et que le succès de la poursuite judiciaire ne soit pas compromis ; examiner la qualité et l’exactitude des documents soumis ; en référer au superviseur de l’agent, le cas échéant. 
• Suivre les audiences criminelles préalables au procès, en fournissant des renseignements au tribunal, en documentant les décisions et les résultats du tribunal à toutes les étapes des procédures judiciaires et au terme de ces dernières.  
• Rédiger et compiler tous les documents nécessaires pour les tribunaux.

Au cours des procès judiciaires/tribunaux :

• Se présenter au tribunal et assurer la disponibilité de l’agent pour fixer les dates de procès.
• Préparer et signifier les demandes d’ajournement au nom du SPO à la défense et à la Couronne.
• Assurer la disponibilité de tous les agents, produire les avis de cour de la police et les assignations à comparaître des civils, et déterminer l’implication des témoins et quel type de service sont nécessaires.
• Préparer les documents d’autorisation de voyage pour les témoins civils et les témoins de la police.
• Surveiller, faire le suivi et vérifier que toutes les assignations à comparaître et les avis de cour ont été signifiés au moins huit (8) semaines avant le procès.
• Réceptionner, assurer le suivi et traiter les copies des mandats d’arrêt, notamment en préparant les documents relatifs aux demandes de prolongation.
• Actualiser les dates d’audience sur les fronts des dossiers, le RMS et transmettre un avis électronique au CIPC.
   

Principales responsibilités (suite)

À l’issue des procès judiciaires/tribunaux :

• Récupérer, interpréter et évaluer les renseignements sur les déterminations de peine pour toutes les accusations criminelles, enregistrer les décisions dans le système RMS et envoyer des avis électroniques et les décisions à la Gendarmerie royale du Canada (GRC), 
• Assurer la liaison avec la GRC, l’identité judiciaire, les organismes de services de police et le personnel de détention concernant les renseignements sur les décisions. 
• Communiquer à la GRC les renseignements sur les violations des condamnations avec sursis et les avis de la Cour d’appel.

Maintenir l’intégrité des renseignements figurant dans les casiers judiciaires, y compris la vérification des empreintes digitales, l’apposition du sceau, le retrait des dossiers et les dispositions.

• Effectuer, vérifier et mettre à jour quotidiennement le RMS et le système Intellibook avec les renseignements sur les empreintes digitales des individus faisant l’objet d’une prise d’empreintes digitales en vertu de la Loi sur l’identification des criminels.
• Tenir à jour le système de suivi des personnes qui ne se présentent pas pour la prise d’empreintes digitales.
• Gérer les dossiers des jeunes en conformité avec la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, la politique de conservation et de destruction des dossiers du SPO. Apposer les scellés sur les dossiers Intellibook et mettre à jour le système RMS en ce qui concerne les dossiers suspendus et les décès.
• Procéder au traitement des suspensions de dossiers annulées et révoquées, selon les besoins, purger les dossiers et traiter les C163 (formulaires de notification de décès).
• Entretenir un système de suivi pour la destruction des empreintes digitales, y compris les mesures prises, les dates de destruction, etc.
• Administrer et dépanner le logiciel biométrique Intellibook en partenariat avec les TI en ce qui concerne l’accès, les directives et les tests.
• Assurer la formation des agents spéciaux en qualité d’expert en la matière en ce qui concerne leur rôle dans la prise d’empreintes digitales et de photographies des personnes accusées, et assurer la mise à jour du guide de référence des réservations.
   

Principales responsibilités (suite)

Autres responsabilités :

• Délivrer des procès-verbaux de filtrage pour les contraventions de première comparution de la Partie I et de la Partie III, effectuer la transcription du registre de la circulation, examiner le rapport d’erreurs du système RMS et y apporter les correctifs nécessaires, saisir les avis de suspension dans le système RMS, signaler les infractions relatives aux contraventions pour feu rouge aux commis aux infractions provinciales de la ville, et s’assurer que les copies papier des avis d’infraction sont déposées auprès du procureur provincial dans les délais prescrits par la loi.
• En vertu de la politique et de la convention collective, traiter les demandes d’heures supplémentaires des agents.
• Faire le suivi des agents qui ne se présentent pas au tribunal ; surveiller les lignes de signalement des maladies ; faire le suivi des agents qui ne se sont pas présentés comme prévu et qui n’ont pas informé les agents de liaison avec les tribunaux ; informer la Couronne et le superviseur de l’agent. 
• Offrir des conseils d’expert et une assistance aux membres dans les domaines fonctionnels des systèmes RMS, eJust, eWords et des procédures judiciaires.
• Assurer un service client de qualité, effectuer des commandes de fournitures, gérer le courrier et effectuer d’autres tâches de bureau générales, le cas échéant.
• Répondre aux courriels déposés dans la (les) boîte(s) aux lettres électronique(s) de la Section et aux messages vocaux laissés sur la (les) ligne(s) téléphonique(s) « à répondre absolument ».
• Donner une formation aux nouveaux employés et encadrer les nouveaux membres de l’équipe sur les fonctions et les procédures du poste lors de la formation complémentaire.

Effectuer toute autre tâche en fonction des besoins ou instructions.
 

Énoncé des compétences requises

Éducation  

• Diplôme d’études secondaires — 12e année ou équivalence, ainsi qu’une (1) année d’études postsecondaires pertinentes.
• Une combinaison d’expérience et de formation formelle peut se substituer aux exigences stipulées en matière d’éducation.

Expérience

• Minimum d’un (1) an d’expérience de travail dans un service de police ou dans un environnement équivalent où sont traités des dossiers ou des renseignements électroniques de haute confidentialité, c’est-à-dire des documents relatifs à la police et aux tribunaux :
• Avoir de l’expérience à travailler dans un milieu où le volume de travail est élevé et qui exige un souci du détail et de la précision.
• Capacité à fournir un service axé sur le client nécessitant des explications détaillées fondées sur les politiques et/ou les lois.

Langues

• Anglais — maîtrise de la langue parlée, de la lecture et de l’écriture.
   

Accréditations/Permis

Sans objet.

Formation en cours d'emploi

Des formations et apprentissages obligatoires sont prévus pour tous les employés du SPO, tels que :

• Santé et sécurité des superviseurs. 
• Milieu de travail respectueux. 
• La violence en milieu de travail.
• La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).
• Éthique, diversité et inclusion (EDI).
• Une formation à l’utilisation du logiciel d’entreprise sera fournie si nécessaire.
   

Connaissances liées a poste

Une connaissance pratique de la mission, de la vision et des valeurs de l’Organisation.

Une connaissance globale du :

• Code criminel du Canada, de la Loi sur le contrôle des drogues et des substances, du Code routier et la Loi sur le système de justice pénale pour adolescents, de la Loi sur l’identification des criminels et de toute autre loi pertinente.
• La structure des tribunaux d’Ottawa et des procédures générales de bureau.

Aptitude à l’utilisation d’ordinateurs dans un environnement Windows, notamment MS Outlook, MS Word et MS Excel. 

Sensibilité et compétence nécessaires pour travailler dans le cadre d’un service axé sur le client.
 

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Les tâches sont effectuées dans un milieu de bureau standard et dans des salles d’audience où les conditions sont bruyantes compte tenu du passage fréquent d’autres employés, de membres du public et de personnes détenues par la police.
• Le titulaire est appelé à fournir des services à plusieurs personnes et à divers partenaires dans le cadre d’échéances simultanées ; à travailler dans des tribunaux où les demandes de la magistrature, des avocats de la Couronne et de la défense se chevauchent et sont souvent contradictoires.
• Les tâches peuvent impliquer des contacts avec des accusés et/ou leurs associés et des membres agités du grand public.
• Le titulaire doit classer, déplacer et récupérer des dossiers judiciaires, ce qui l’oblige à se pencher, à transporter des piles de dossiers, à récupérer et à classer des dossiers sur des étagères élevées à l’aide de tabourets et d’échelles, ainsi que sur des étagères à ras du sol, notamment des boîtes et des gros classeurs. Le travail consiste également à remplir et à soulever des bacs de stockage pour l’expédition des dossiers.
• Le poste peut également impliquer des périodes prolongées de travail sur des terminaux informatiques.
• Le/La titulaire du poste doit être en mesure de travailler par quarts, conformément à la section « Heures de travail » de cette description de poste.
   

Compétences souhaitées

• Maîtrise du français ou d’autres langues à l’oral, à l’écrit et à la lecture.
• Deux (2) ans d’expérience professionnelle connexe, dont au moins un (1) an d’expérience à travailler avec des documents liés aux tribunaux et/ou dans un environnement lié aux tribunaux.
• Diplôme d’études collégiales de deux (2) ans dans le domaine des fondements de la police ou de l’assistance juridique.
• Bonne connaissance générale de toutes les sections du SPO et de leurs fonctions dans le cadre de la politique et des procédures de préparation des audiences.
• Méthodes d’enquête relatives aux mandats et à la politique et aux procédures de préparation des audiences. 
• Capacité à utiliser Versadex RMS, Court Assist, eJust, Intellibook, APS et l’équipement de numérisation.
• Maîtrise des systèmes de gestion des dossiers de la police et du Centre d’information de la police canadienne (CIPC).
• Bonne connaissance des procédures, des lois et des règles des tribunaux correctionnels en Ontario.