Assistant(e) administratif(ve)

Reseingments sue le poste

Objectif général

• Le titulaire du poste d’adjoint(e) administratif(ve) assure avant tout un rôle de soutien en matière de recherche, d’administration et de secrétariat de hauts niveaux, y compris la réception et la gestion générale des bureaux.
• Le/la candidat(e) est appelé(e) à faire preuve de beaucoup d’initiative et de jugement ; il/elle travaille en soutien et en partenariat avec le personnel relevant du Superviseur du poste.
   

Principales responsibilités

Assurer des services de soutien administratif :

• Rédiger des correspondances à signer et/ou effectuer des recherches/recueillir des renseignements de base. Réviser et corriger les documents pour en assurer le respect de la grammaire, de l’orthographe et des procédures, politiques et critères.
• Faire le suivi des lignes directrices, des enquêtes et de la correspondance pour s’assurer qu’elles ont été traitées de manière appropriée.
• Planifier et coordonner les réunions et les rendez-vous, et préparer la documentation et les matériaux. Être présent(e) aux réunions et rédiger/diffuser les procès-verbaux, au besoin.
• Maintenir la feuille de calcul des congés annuels pour le personnel de l’unité.
• Organiser les voyages et les conférences en veillant au transport, à l’hébergement, à l’inscription et aux allocations quotidiennes ; préparer et soumettre les demandes de remboursement de frais de voyage et veiller à leur suivi.

Fournir des services de réception :

• Signaler au personnel de direction les requêtes urgentes des dirigeants et autres demandes nécessitant une attention immédiate.
• Répondre aux appels, à la correspondance et aux courriels entrants, les classer par ordre de priorité et/ou les renvoyer. 
• Analyser les documents entrants, qui sont souvent de nature urgente et délicate, et les transmettre en conséquence.
• Lire, distribuer et assurer le suivi de la correspondance ou d’autres documents entrants et sortants.
• Rassembler et communiquer à son personnel tout renseignement d’ordre opérationnel.
• Accueillir et aider les visiteurs.
   

Principales responsibilités (suite)

Participer à la gestion financière et aux opérations de bureau :

• Contribuer à la préparation et à l’exécution du plan d’exploitation et du budget.
• Gérer le budget, suivre et comptabiliser les frais et rapprocher les dépenses des cartes de crédit. 
• Gérer la petite caisse.
• Tenir l’inventaire des fournitures de bureau ; veiller à ce que l’équipement de bureau soit en état de marche.
• Actualiser les horaires du personnel (listes), selon les besoins.
• Apporter un soutien additionnel en l’absence d’autres membres du personnel administratif.

Assurer la gestion et l’intégrité des données :

• Mettre en place et assurer la pérennité des bases de données/systèmes de suivi/manuels de référence/dossiers papier et électroniques.
• Recueillir et présenter des statistiques opérationnelles.
• Agir comme point d’accès pour le personnel de l’unité vis-à-vis du logiciel de gestion des dossiers et/ou de tout autre logiciel spécialisé.
   

Principales responsibilités (suite)

Assurer des services de soutien technique spécifiques à l’unité :

• Servir de liaison entre l’exécutif, les membres de la Commission de services policiers et autres membres du Conseil.

S’acquitter d’autres tâches en fonction des besoins ou des instructions.
 

Énoncé des compétences requises

Éducation 

• Diplôme d’études secondaires - 12e année ou son équivalent, ainsi qu’une formation postsecondaire complémentaire et pertinente. 
• Une combinaison de formation formelle et d’expérience pourrait être substituée aux exigences de scolarité requises.

Expérience

• Une (1) à deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente et progressive dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve) au service de la direction, y compris en ce qui concerne l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de courrier électronique et d’Internet.

Langues

• Anglais — maîtrise de la langue parlée, de la lecture et de l’écriture. 

Accréditations/Permis

• Sans Objet

Formation en cours d'emploi

Des formations et apprentissages obligatoires sont prévus pour tous les employés du SPO, tels que :

• Santé et sécurité des superviseurs ; 
• Milieu de travail respectueux ; 
• La violence en milieu de travail ;
• La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) ;
• Éthique, diversité et inclusion (Formation : Parcours vers l’inclusion authentique).
   

Connaissances liées a poste

Connaissance pratique de :

• La mission, la vision et les valeurs de l’Organisation.
• Techniques de recherche et d’analyse des données.

Une connaissance solide de :

• La gestion des dossiers et toute autre application bureautique, y compris les logiciels de traitement de texte, les tableurs, la messagerie électronique, Internet, etc.
• Les protocoles et le déroulement des activités de bureau.

Bonne compréhension de :

• La gouvernance municipale, les principes de la Loi sur les services de police ainsi que leur application.
• L’importance d’un service axé sur le client.
   

Compétences propres au SPO

Heures de travail

Constraintes et conditions de travail

• Les tâches se déroulent habituellement dans un environnement de bureau normal où les conditions de travail défavorables sont minimales.
• Un degré élevé de concentration est nécessaire pour prendre des notes et effectuer d’autres tâches en rapport avec le travail.
   

Compétences souhaitées

• Maîtrise du français ou d’autres langues à l’oral, à l’écrit et à la lecture.
• Une connaissance pratique des différentes fonctions des différentes unités de l’OPS.